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Conheça as funcionalidades essenciais de um software para eventos

Publicado em 29 de agosto de 2019

Com a acirrada competitividade em todos os ramos empresariais, para se destacar no mercado, é preciso muita superação e trazer soluções diferenciadas constantemente. 

Por esse motivo, o uso de tecnologias especializadas para otimizar as atividades é cada vez mais frequente. Você já ouviu falar em softwares para eventos? Pois bem, já existem inúmeras ferramentas tecnológicas para ajudar nesse tipo de produção — e com resultados bastante promissores.

Pensando nisso, elaboramos um post para que você entenda, de uma vez por todas, as funcionalidades essenciais de um software para eventos e seus respectivos benefícios, que impactarão o seu negócio. Continue a leitura!

Quais os benefícios de um software para eventos?

São muitas as motivações e vantagens do investimento em um software de eventos que se aplicam a todos os tipos de produção. Vejamos as principais.

Melhora a experiência do cliente

A satisfação do cliente é um ponto relativamente complexo, que não envolve apenas a avaliação dos produtos e serviços que a empresa comercializa — todas as interações são fundamentais para criar uma experiência única e motivá-los à fidelização.

No cenário dos eventos, por exemplo, não adianta organizar uma excelente programação se: 

  • o sistema para a compra de ingressos é complicado;
  • a comunicação entre empresa e participantes é ruim;
  • são enfrentadas grandes filas no dia do evento, entre outros aspectos.

Hoje, o sucesso de um empreendimento vem sendo cada vez mais determinado pela sua capacidade de alinhar-se com as expectativas do mercado consumidor, sobretudo com a prestação de um atendimento personalizado.

Nesse cenário, o uso das tecnologias tem contribuído bastante para o alcance de uma performance mais coerente com essa nova realidade, pois essas são ferramentas que impulsionam a conquista e engajamento de consumidores. 

Com o auxílio de um software de gestão, a empresa tem a capacidade de avaliar o histórico de preferências do seu consumidor e, a partir daí, programar campanhas, definir metas claras e executar ações eficientes. 

Ademais, o auxílio de ferramentas tecnológicas vai ajudar na prestação de um atendimento de qualidade, no uso das mídias digitais para levar sua mensagem, enfim, elas vão facilitar não apenas os preparativos do evento, mas também seu momento de realização. 

Otimizar as atividades da equipe

Ao implementar um software para eventos na rotina da sua empresa, toda a equipe ganha agilidade para cumprir as tarefas diárias. Isso, porque, com a metodologia de trabalho automatizada, a coleta e o compartilhamento de informações acontecem de forma mais segura, isto é, reduzem as chances do cometimento de falhas ou erros, mais comuns ao trabalho humano.

Outro ponto importante de contar com um sistema de gestão é a sua capacidade de integrar processos. Muitos organizadores têm o hábito de realizar atividades descentralizadas, o que acaba gerando falta de organização e acúmulo de demandas que poderiam ser executadas de maneira mais simples.

Se a lista de inscrições é registrada em único sistema, por exemplo, o processo de credenciamento se torna bem mais ágil; consequentemente, a emissão de certificados também ocorrerá com maior precisão e rapidez.

Os softwares permitem a condução das tarefas de acordo com o perfil do negócio e as suas estratégias, garantindo o cumprimento de todas as ações no menor tempo e com grau máximo de excelência. 

Reduz custos

Além de ajudar no escopo do projeto de um evento e na execução de todas as suas atividades, apostar em um software traz outra vantagem indispensável para o sucesso de uma empresa: a redução de custos.

Em primeiro lugar, a automação de algumas etapas permite ao organizador trabalhar com uma equipe reduzida sem perder a qualidade do seu serviço — se, antes, era preciso ter vários colaboradores trabalhando no credenciamento, ao usar um aplicativo em que as pessoas podem realizar seu próprio check-in, é possível operar com um número bem menor de responsáveis na portaria. 

Ainda nesse sentido, se a empresa tem a seu favor um sistema que emite certificados e os envia diretamente para o e-mail do participante, também se elimina uma despesa significativa com papel e impressão.

Conforme o sistema adquirido, a empresa tem a prerrogativa, inclusive, de criar um site para o evento sem custos adicionais com programadores.

Quais as principais funcionalidades de um software de eventos?

Além da facilidade na estruturação dos processos e no gerenciamento dos eventos, a aposta em sistemas automatizados também se justifica pelas seguintes funcionalidades.

Rede social privada

Tendo em vista que a comunicação com a audiência é um dos recursos mais relevantes para o sucesso de um negócio, investir em aplicativos com a funcionalidade de rede social privada é um excelente caminho para gerar engajamento.

Com essa ferramenta, cada participante pode criar o seu perfil na plataforma e interagir por meio de enquetes, troca de mensagens entre usuários e palestrantes, publicação de conteúdos na sua timeline, curtir e comentar outras publicações, por exemplo. É, portanto, um jeito de estabelecer conexões mais íntimas e manter as expectativas elevadas para a realização do evento.

Coleta de feedbacks

Sendo a satisfação dos clientes um dos fatores determinantes para o sucesso de qualquer empreendimento, nada melhor do que coletar feedback do seu público para aprimorar a realização dos eventos.

Nesse contexto, mais uma vez, o software de gestão se apresenta como forte aliado na conquista de tal objetivo. Por meio desse recurso, é possível que os participantes avaliem cada tópico do seu evento de maneira fácil e rápida no aplicativo — a empresa tem condições de acompanhar esse retorno em tempo real.

Recursos para pesquisas

A coleta de informações é uma peça-chave para o desenvolvimento de qualquer projeto — especialmente para que ele seja bem-sucedido. Assim, dentre as funcionalidades dos softwares para eventos, os recursos disponibilizados para a realização de pesquisas merecem destaque. Conforme a solução contratada, é possível ter acesso a:

  • geolocalização do entrevistador;
  • gravação de áudios;
  • indicadores de tempo das entrevistas, 
  • conexão com central telefônica digital etc.

Como se pôde perceber, a utilização de softwares para eventos é uma das principais estratégias para a prestação de um serviço personalizado e de alto valor, de modo a atender ao máximo as expectativas do público-alvo.

Entretanto, mais do que simplesmente adquirir a tecnologia, ter a instrução e o suporte de quem tem expertise no assunto — isto é, contar com a parceria de empresas especializadas no segmento — será fundamental para colher os melhores resultados.

Gostou do artigo? Agora que você já sabe como o investimento em um software para eventos é capaz de potencializar os resultados das suas produções, entre em contato com a Tec Mobile e conheça as vantagens que o nosso sistema tem a oferecer!


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