Uma etapa importante no planejamento de eventos é a definição da equipe de trabalho. Você já conseguiu escolher as pessoas que vão fazer parte do seu time? Sem o suporte de colaboradores competentes, o sucesso do empreendimento pode ser comprometido. Por isso, é essencial tomar alguns cuidados para compor um ótimo staff para eventos.
Por contratar uma equipe especializada você reduzirá os riscos de imprevistos, oferecerá uma boa experiência aos convidados e terá a satisfação de ter realizado um evento de sucesso. Então, se seu objetivo é montar um bom staff ou uma boa equipe para o seu projeto, continue a leitura e veja as 4 dicas que nós separamos para você.
1. Selecione pessoas que já têm certa experiência
Eventos têm as suas complexidades, o que torna arriscado contar com pessoas inexperientes. Diversas situações problemáticas podem surgir, exigindo uma reação rápida e certeira. Em casos assim, colaboradores sem experiência talvez não consigam lidar com a situação, prejudicando o bom andamento das atividades.
Por isso, é recomendável selecionar pessoas que já tenham alguma experiência na realização de eventos. Em alguns casos, talvez você consiga contratar equipes especializadas para assumir certas funções, como credenciamento, cerimonial, comunicação, tecnologia da informação e assim por diante.
2. Certifique-se de que o perfil da equipe condiz com o do evento
Existem eventos de diversos tipos e há pessoas que talvez não se enquadrem em alguns deles. Assim, é importante avaliar bem o perfil de cada candidato, a fim de verificar o quanto ele está familiarizado com o tipo de evento que você está organizando.
Além disso, é importante que seu staff conte com pessoas que tenham facilidade para se relacionar com o público e que demonstre comprometimento com o projeto.
3. Delegue funções conforme o perfil dos profissionais
Ao selecionar pessoas para apoiá-lo na coordenação, é importante que você avalie a capacidade de administração e organização das pessoas pré-selecionadas.
Para trabalhar no credenciamento é essencial designar pessoas que consigam prestar um bom atendimento ao público. No caso da comunicação, é importante que os profissionais tenham a capacidade de desenvolver estratégias de divulgação, especialmente por meio das mídias sociais.
Para cuidar da tecnologia da informação, a equipe deve ser especializada no assunto, além de ter experiência em assumir esse tipo de responsabilidade.
4. Treine a equipe conforme as particularidades do evento
Embora você esteja lidando com profissionais que já têm certo nível de conhecimento e experiência, é necessário dar treinamento específico para a atuação no evento que está sendo planejado. Afinal, os colaboradores vão precisar dar informações aos visitantes e as indicações devem ser exatas e refletir confiança.
Um bom treinamento esclarecerá quaisquer dúvidas a respeito das características do local. Por fim, a ocasião do treinamento deve ser aproveitada também para motivar a equipe.
Conforme você viu neste artigo, ao compor um staff para eventos é importante tomar alguns cuidados, como selecionar pessoas com certa experiência, definir claramente quais funções deverão ser ocupadas e quem vai desempenhá-las. Além disso, é essencial investir na capacitação e no treinamento da equipe, para que o time trabalhe alinhado de acordo com as suas expectativas.
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