O planejamento é o primeiro e um dos mais importantes passos para garantir o sucesso de qualquer projeto, especialmente no caso de eventos. Quais são as metas? Qual é o melhor dia, local e horário? Qual será a programação?
Todos os detalhes devem ser considerados e programados com antecedência, conforme o perfil e o posicionamento da sua empresa. Evite dores de cabeça; confira 10 dicas fundamentais para um planejamento de eventos eficiente!
Planejamento de eventos: Como garantir os resultados esperados
1. Tenha as metas e objetivos claros
Esse aspecto deve direcionar todo o seu planejamento de eventos, desde a definição do público até a forma de divulgação.
Assim, pense sempre nos resultados que a sua empresa visa alcançar… é um projeto para fortalecimento de marca? Lançamento de um novo produto ou serviço? Ou treinamento de colaboradores, por exemplo? Essa base trará as respostas para as próximas etapas e decisões.
2. Sempre priorize o seu público
Um dos maiores erros cometidos por organizadores de eventos pensar no projeto com o olhar da empresa deixando de focar nos convidados. Não se engane! Independentemente de estar planejando um workshop, uma feira, um congresso ou um coffee break, o foco do seu evento é o seu público!
A partir dessa premissa, pense em cada detalhe de modo a conquistar o seu perfil de convidados. Para isso, avalie questões como sexo, idade, profissão, naturalidade, entre outros fatores que podem te ajudar com um planejamento de eventos assertivo.
3. Pense na data, no local e no horário do seu evento
Apostamos que você não quer o seu evento competindo com a final de um campeonato, com a emenda de um feriado ou com o trânsito do horário de pico.
Por isso mesmo é importante avaliar as melhores opções de data, local e horário considerando o perfil do seu público, o tempo hábil e os desafios no planejamento do evento, bem como as metas e os objetivos desse projeto!
4. Preocupe-se com a recepção de seus convidados
Receber o seu público com filas e listas e mais listas de papel não é lá uma boa forma de atender às expectativas e causar uma boa primeira impressão.
Portanto, prepare uma recepção à altura do seu projeto, de forma organizada e ágil, com um diferencial capaz de conquistar seus convidados desde o início. O mercado já oferece boas soluções digitais para essa necessidade.
5. Estabeleça um cronograma para o evento
Dividir a atenção dos seus convidados com o Facebook e o WhatsApp também não é uma tarefa fácil. Por isso mesmo é fundamental pensar em um cronograma atrativo e dinâmico, capaz de gerar engajamento e interação do seu público.
Para isso, busque boas referências, atividades, conteúdos e/ou profissionais que possam agregar valor ao seu evento.
6. Prepare conteúdos criativos
Apresentar atrações e serviços especializados e inovadores é, com certeza, uma boa aposta para cativar seus convidados! Quizes, jogos e aplicativos personalizados para o seu público, por exemplo, são boas estratégias.
7. Saiba delegar e compartilhar as funções
Não tente abraçar o mundo sozinho! O planejamento de eventos exige muitos cuidados e pontos de atenção, demandando boas parcerias, equipes envolvidas e fornecedores preparados para que tudo saia conforme os objetivos da sua empresa.
Por outro lado, lembre-se sempre de manter um acompanhamento detalhado de todos os processos para evitar surpresas, garantindo o envolvimento e o comprometimento de todos.
8. Busque fornecedores com soluções eficientes
Você pode ter tudo estruturado e organizado no planejamento de eventos, mas sem fornecedores eficientes e preparados para atender às necessidades dos seus projetos, tudo pode desmoronar e fugir do seu controle.
Por isso, na hora do orçamento, priorize fornecedores que ofereçam soluções completas e um suporte preparado para eventuais problemas, ao invés de ter que contratar diversos profissionais e, consequentemente, correr mais riscos.
9. Invista na divulgação do seu evento
Definir a melhor linguagem e um meio de divulgação apropriado também é essencial para atrair o público do seu evento. Considere os objetivos e o perfil do seu projeto para escolher os melhores caminhos, seja impresso, com flyers e folhetos, por exemplo, ou online, com redes sociais, sites, e-mails ou landing pages.
Vale ressaltar que mesmo em um evento interno, a divulgação do projeto deve ser realizada com o objetivo de engajar os seus colaboradores e garantir que as informações corretas cheguem a cada um dos participantes!
10. Não se esqueça do pós-evento
Ao contrário que alguns pensam, o planejamento de eventos não acaba quando as decisões foram tomadas. O acompanhamento e a apuração dos resultados pós-evento também são partes importantes desse processo, trazendo feedbacks e insights para os próximos projetos.
Por isso, pense em como ouvir os seus convidados e coletar informações conforme as métricas que você considera relevantes.
