Selecionar o local, a data, o horário, a equipe e os fornecedores. Definir, alugar e testar os equipamentos. Pensar na recepção, no diferencial e no engajamento do público… Definitivamente, a produção e a logística de eventos envolve muitas etapas (e preocupações) para que tudo ocorra como o esperado.
Todos esses processos exigem muito controle e organização, em conjunto a algumas estratégias importantes para garantir o sucesso do seu evento. Mas não se preocupe, nós separamos boas dicas para você!
Logística de eventos: O que você não pode esquecer
Vamos começar pelo local e a recepção de seus convidados: sempre priorize uma boa primeira impressão! Afinal, ela pode determinar todo o engajamento do seu público.
Para isso, busque um espaço que permita um fluxo de pessoas apropriado e valorize a agilidade dos processos. No credenciamento, por exemplo, prefira uma solução digital e mais rápida, preparando o ambiente para receber e acomodar a todos de maneira eficiente.
Agora, outro ponto fundamental da sua logística de eventos: os fornecedores! Não dá para arriscar as entregas, os prazos e a qualidade dos produtos e serviços necessários para o seu evento acontecer, não é mesmo?
Então, busque parcerias de confiança, saiba negociar, deixe claro todas as exigências durante a contratação e estabeleça uma boa comunicação com cada fornecedor, acompanhando cada processo e evitando problemas entre “expectativa x realidade”.
Ainda nesse aspecto, pense bem: os equipamentos digitais também são parte importante da sua logística de eventos, e demandam muitos cuidados e atenções.
Tanto o data show e o telão até os totens ou tablets precisam estar prontos e adequados para uso. Portanto, conte com fornecedores que garantam produtos de qualidade e um suporte eficiente, pois apesar de você verifica-los e testá-los, imprevistos sempre podem acontecer!
Por último e não menos importante: conte com profissionais preparados para a produção e execução de seus eventos! É muito importante que toda a equipe esteja realmente envolvida com o projeto, e alinhada quanto aos objetivos e às responsabilidades.
Por isso, faça reuniões diárias e, da mesma forma com os fornecedores, promova uma comunicação efetiva, com feedbacks construtivos pós-evento.
Enfim, hora de colocar essas dicas em prática e otimizar a sua logística de eventos!
