O uso de telefones e internet pode ter um alto impacto no orçamento de um negócio. Em função disso, saber como reduzir custos com telefonia na empresa é algo fundamental. Empresas com boas estratégias de comunicação são, afinal, mais eficazes e econômicas. Além disso, elas conseguem atingir melhores resultados sem ter que realizar grandes investimentos.
Se você se interessa pelo assunto e quer saber como reduzir custos com telefonia na empresa, confira neste post quatro passos. Continue a leitura!
1. Educar os funcionários a terem boas práticas
Um dos passos fundamentais para reduzir gastos com telefone e internet é educar os seus funcionários. Se eles não souberem como aproveitar os recursos disponíveis, o impacto das medidas tomadas será sempre abaixo do esperado.
Portanto, divulgue boas práticas e eduque os seus times de colaboradores. Garanta que todos saibam como reduzir custos com telefonia no seu dia a dia, seja com o maior uso da web ou evitando comunicações desnecessárias por telefone, sempre que possível. Assim, toda a empresa atuará para diminuir a taxa de desperdícios.
2. Contar com uma ferramenta de gestão telefônica
As soluções de gestão de telefonia estão se destacando como uma forma de melhorar a administração dos gastos com a área. Proporcionando um meio centralizado para identificar como são utilizados os aparelhos, esse tipo de software auxilia a empresa a ter maior controle sobre os custos e a identificar situações que demandam melhorias.
Com tais recursos, cobranças indevidas, aumento de custos, áreas com gastos desnecessários e outros pontos que impactam o negócio são identificados rapidamente. Assim, o gestor saberá como reduzir despesas com telefonia e internet de um modo mais inteligente e preciso.
3. Implementar mecanismos de comunicação mais baratos
A internet permitiu que empresas se comunicassem com custos muito mais baixos. Portanto, não deixe de investir em novos canais para troca de informações, que sejam mais econômicos do que o uso de telefones tradicionais.
A computação na nuvem pode ser empregada para trocar arquivos junto a serviços de e-mail. Já as videoconferências auxiliam profissionais a se manterem conectados mesmo em situações remotas que exigem o uso de smartphones e tablets.
Além disso, serviços como o VoIP e de mensagens instantâneas auxiliam times a se manterem integrados em vários momentos. Rotinas de home office, a participação em eventos ou viagens deixarão, portanto, de ser cenários desafiadores para quem precisa se manter em contato constante com a sua equipe.
4. Reduzir o uso de planos com fidelidade
Muitos planos de telefonia corporativa apresentam cláusulas de fidelidade. Elas obrigam o negócio a se manter vinculado a uma operadora mesmo quando não há mais a necessidade sob a pena do pagamento de multas.
Para contornar esse problema, uma boa estratégia é reduzir o número de planos com fidelidade. Isso poderá ser feito com o aluguel de chips de internet 3G e 4G, por exemplo. Eles serão integrados ao dia a dia dos funcionários conforme a demanda interna. Assim, quando o negócio investir em um tablet para auxiliar profissionais de pesquisa ou precisar que um colaborador viaje para um evento, os gastos com telefonia serão muito menores.
No cenário atual, em que as organizações precisam otimizar as suas rotinas ao máximo, saber como reduzir custos com telefonia na empresa se tornou algo estratégico.
Negócios que lidam com rotinas de comunicação mais econômicas e melhor estruturadas conseguem se manter eficazes sem que as despesas cresçam. Assim, sobrará mais dinheiro e espaço para investimentos e a lucratividade será mantida.
Portanto, sempre garanta que o seu time de colaboradores saiba como reduzir custos com telefonia na empresa e, assim, melhorar o aproveitamento dos recursos disponíveis.
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