Quando o assunto é a adoção de medidas que tornem um negócio mais produtivo, rentável e com força competitiva dentro do seu ramo de atuação, uma das primeiras coisas que nos vem à cabeça é o investimento de grandes quantias para adquirir o que há de mais moderno no mercado. Nesse viés, alguns detalhes simples e que repercutem bastante nos bons resultados acabam sendo negligenciados, como otimizar o espaço físico da empresa.
Pensando nisso, separamos 5 dicas de como potencializar melhores resultados apenas com a organização dos seus espaços. Confira!
Qual é a importância de aproveitar melhor o espaço nas organizações?
Otimizar o espaço físico da empresa é um aspecto fundamental para uma gestão bem-sucedida. Um ambiente organizado é muito mais agradável, motiva e estimula a maior produtividade dos colaboradores.
Ademais, no dia a dia da atividade empresarial, sempre é necessário consultar documentos, emitir relatórios, manusear equipamentos. Então se cada coisa estiver no seu devido lugar, a execução das tarefas será naturalmente mais ágil. Existem, inclusive, técnicas específicas nesse sentido, como por exemplo, o 5S.
Quais ações podem ser adotadas para alcançar essa finalidade?
1. Invista na digitalização de documentos para evitar acúmulo de papel e dinamizar processos
Nada mais eficiente para dar um fim ao acúmulo excessivo de papel e ganhar produtividade do que a digitalização de documentos. Com essa prática, todo o seu acervo fica muito bem guardado e ainda pode ser acessado com maior facilidade ganhando, inclusive, produtividade.
Nesse contexto, tomemos como exemplo o triste incêndio no Museu Nacional no Rio de Janeiro, recentemente. Se o acervo estivesse digitalizado, uma boa parte da nossa história não seria perdida, pois todas as informações estariam salvas pelo armazenamento na nuvem, e poderiam ser recuperadas em caso de destruição dos arquivos e objetos físicos, como infelizmente ocorreu no triste episódio.
Além disso, a digitalização dos processos garante maior segurança para as empresas e ainda estimula o alto desempenho dos colaboradores.
2. Escolha mesas com formato ergonômico
O investimento em mesas ergonômicas tem por objetivo tornar o ambiente de trabalho mais funcional. Esse tipo de móvel é projetado para aproveitar de forma inteligente todos os cantinhos disponíveis, deixando um bom espaço para a circulação das pessoas, proporcionando maior organização dos materiais e, ao mesmo tempo, oferecendo conforto e preservando a saúde dos seus colaboradores.
3. Avalie a possibilidade de usar um self storage
O arquivamento de documentos é uma prática bastante comum e indispensável a qualquer negócio. No entanto, com o passar do tempo, o acúmulo desses papéis pode gerar o problema da falta de espaço e tumultuar a rotina da organização.
Logo, o gestor deve ter em mente que alguns itens serão acessados com determinada frequência. Por isso, é importante guardá-los de maneira que facilite a sua consulta. Entretanto, também existem aqueles que são pouco usados no dia a dia, mas que, por força das leis ou contratos entre empresas, não podem ser descartados.
É aí que o self storage apresenta-se como uma excelente solução. Alugar um espaço exclusivo para a guarda de documentos e objetos que passam anos sem serem usados oferece um custo menor do que transferir todo o negócio para um lugar mais amplo.
4. Transfira o escritório para um coworking
No modelo de coworking, todos os recursos necessários para o trabalho são reunidos, mas com um preço bem mais em conta do que a manutenção de um local exclusivo. Então, se o seu time de colaboradores cresceu ou se a sede da sua empresa já não é suficiente para abrigar todos os departamentos, essa é uma ótima solução para otimizar os espaços e economizar recursos.
5. Instale armários altos nas paredes
Outra medida simples que pode ser adotada nas empresas é a instalação de armários altos nas paredes. Normalmente, as pessoas recorrem às estantes ou, até mesmo, vão amontoando as coisas em cima das mesas, mas as paredes ficam totalmente livres. Dessa forma, com os armários suspensos, o layout fica mais agradável e propício para a execução dos trabalhos.
O conceito de sucesso no mercado moderno está muito relacionado à capacidade de alinhar o aproveitamento máximo dos recursos com um baixo custo de investimento. Otimizar o espaço físico da empresa é uma mudança essencial para se adequar a tal perspectiva.
Gostou do post? Agora você entende as vantagens de fazer o bom uso de cada espaço do seu empreendimento? Deixe seu comentário agora mesmo. Compartilhe com a gente suas experiências sobre o assunto!
