O principal ponto do planejamento de um evento é o orçamento e o motivo é um só: o tempo e o dinheiro são limitados. Na hora de programar, portanto, tenha sempre em mente que quanto melhor o orçamento, maior será o lucro. No entanto, alguns itens são inevitáveis. Caso contrário, o sucesso advindo da produção de eventos pode ficar comprometido. O gasto com equipamento é um desses itens incontornáveis.
Nesse sentido, são dois os tipos de gastos que todo orçamento deve incluir: variáveis e fixos. Os custos variáveis são aqueles temporários, como a contratação de pessoal, de serviço de segurança e de limpeza, o material de credenciamento para a recepção, entre outros. Os gastos fixos, por sua vez, envolvem todo investimento imprescindível para que um evento ocorra e receba o sucesso merecido. Eles incluem o espaço físico, os fornecedores, a equipe e os gastos com equipamentos.
Quais são os gastos com equipamentos em eventos?
Os gastos com equipamentos são, portanto, fixos e fundamentais para o sucesso de um evento. Contudo, isso não significa que a redução de custos dentro desse item do seu orçamento não seja possível. Claro, antes de saber como e onde reduzir os gastos é necessário saber quais eles serão.
Por isso, o primeiro passo é definir os equipamentos necessários para o tipo de evento que você deseja organizar. Um coquetel de lançamento não necessariamente precisará de fones de ouvido ou de um número grande de computadores, não é mesmo? Porém, seja qual for o equipamento, alguns cuidados são fundamentais e, por cuidado, entenda gastos.
A princípio, pode parecer que os gastos com equipamentos para evento se resumem apenas à compra. Ledo engano, além dessa, eles incluem o espaço físico adequado para segurança e preservação, a manutenção especializada, o transporte da sede ou depósito ao local do encontro, a instalação técnica e, em dado momento, a troca por razões de obsolescência ou vida útil.
Não tenha dúvidas! Esses são gastos absolutos a partir do momento que você adquire qualquer equipamento e decide elaborar um evento. Alguns podem até ser futuros, como a atualização dos dispositivos, mas alguns serão imediatos, como a taxação sobre o patrimônio da empresa. Portanto, tenha todos esses valores na ponta da caneta na hora de planejar, com inteligência, o orçamento de seu evento.
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Como reduzir os gastos com equipamentos?
Os gastos com equipamentos, de fato, não são e não serão pequenos. Porém, há formas de reduzi-los e, na melhor das hipóteses, eliminá-los por completo do balanço mensal e anual da sua empresa. Ou seja, com a estratégia certa a margem de lucro do seu negócio e de seu evento pode ser maior e mais fácil de alcançar.
O primeiro passo a se realizar é uma profunda e paciente pesquisa de mercado. Procure como quem garimpa por melhores custos-benefícios e por marcas que ofereçam bons equipamentos por preços justos. Ao fazê-lo nunca se esqueça da máxima: menos é mais.
Um evento moderno e sofisticado não exige equipamentos de pirotecnia ou malabarismos. Opte pela simplicidade, pela mensagem direta, pelo conforto sóbrio e leve de seus clientes e convidados. Em resumo, “menos é mais”.
Feito isso, é hora de sentar e refletir sobre o que de fato a sua empresa deve fazer e com que ela necessariamente precisa arcar ao elaborar um evento. O seu evento tem um objetivo e tudo aquilo que sair dele não deve ser um motivo de preocupação ou dedicação de sua equipe, certo?
Por exemplo, durante o credenciamento é de fato necessário que algum dos assistentes esteja ocupado em configurar uma impressora ou procurar por um programa que deveria estar disponível em um dos computadores, mas não está? Em resumo, o setor de credenciamento deveria mesmo se dispersar com serviços de manutenção durante a programação?
São essas pequenas situações que podem se tornar um obstáculo entre o seu evento e o sucesso que você deseja para sua empresa. Toda vez que alguém da equipe abandona o próprio posto, um cliente ou um convidado tem a experiência prejudicada.
Seja pelo tempo de espera, seja por um dispositivo sem bateria ou sem as configurações necessárias para participar com tranquilidade da ocasião, o respaldo vai ser negativo e isso não pode acontecer. Portanto, o Norte para você, sua equipe, sua empresa e seu evento deve ser a experiência dos convidados e clientes em uma só medida: ela é sagrada.
No entanto, para que ela seja tratada como tal é crucial que todos permaneçam em suas devidas posições. Portanto, preveja falhas e imprevistos! E saiba em qual mar você navega. Isto é, para evitar o problema com as impressoras é preciso uma equipe responsável apenas pelas impressoras? Isso aumentaria e muito os seus gastos com os equipamentos.
Em face desse problema, uma das soluções que reduziria o custo com esses tipos de equipamentos é a contratação de empresas responsáveis pelo suporte técnico. De toda forma, isso seria também um item a mais no orçamento, pois além de investir nos recursos que são necessários apenas para o evento, sua empresa arcaria também com a mão de obra especializada.
É por isso que diversas empresas traçaram como estratégia de lucro a redução de custos de eventos, sem a perda de qualidade, por meio do corte de gastos com equipamentos. Elas compreenderam que a aquisição dos equipamentos sairia muito cara e passaram, portanto, a evitar custos por meio da locação de recursos fundamentais.
Por que locar equipamentos?
Um dos motivos para investir no aluguel de equipamentos você já sabe: a locação é uma importante estratégia de redução de gastos com equipamentos. Ela não apenas elimina os custos materiais, como também simplifica a logística e administração do evento. Os ganhos, portanto, são imediatos.
A locação de equipamentos, a princípio, permite que você mantenha a qualidade do seu evento e atinja seu objetivo por muito menos. Ou seja, essa estratégia garante uma margem de lucro e retorno maior para sua empresa.
Porém, esse não é o único benefício fornecido por um serviço de aluguel de equipamentos. Ele promove também maior agilidade, produtividade e segurança para sua equipe e sua empresa. Confira, a seguir, maiores detalhes sobre as vantagens que o aluguel de equipamentos pode proporcionar ao seu negócio.
Quais são os benefícios da locação de equipamentos?
Se você chegou até aqui é porque concorda que o tempo e o dinheiro para a organização de um evento são limitados. E que, portanto, é preciso exercitar a inteligência e a sobriedade na hora de estruturar um orçamento de um evento.
Esse é o principal dos benefícios da locação: a redução de gastos com equipamentos. Ao alugar uma ferramenta necessária para seu evento, seja um computador, uma mesa de som ou um conjunto de tablets, você evita uma série de gastos. Esses vão da compra, passam pela manutenção e terminam na taxação de patrimônio. Isso sem prejudicar a experiência em eventos de seus clientes porque um dos tablets está sem bateria.
Porém, a redução de custos não é a única vantagem. A locação de equipamentos tem um efeito instantâneo sobre a logística do seu evento. Ela garante mais agilidade, seja ao longo das etapas ou na solução de problemas. Ela estimula a produtividade, obtendo resultados elevados por meio da padronização da comunicação, a qual se torna mais rápida e transparente. Ela também fornece maior segurança para sua empresa, pois a locação, quando feita junto a uma empresa de confiança, inclui seguro contra perda e roubo.
O que considerar ao escolher uma empresa de locação de equipamentos?
Portanto, na hora de decidir qual empresa de locação de equipamentos contratar há alguns pontos essenciais que você deve exigir. Lembre-se, o motivo de investir no aluguel é a redução de gastos com equipamentos em prol de maior produtividade e margem de lucro. É dizer, a partir do momento que a sua equipe é obrigada a se preocupar com qualquer detalhe técnico sobre os equipamentos, o seu investimento passa a ser questionável.
Por isso, é fundamental que a empresa contratada forneça a você modelos atualizados. Procure saber qual a geração e o ano de lançamento dos modelos disponíveis. Evite alugar equipamentos com mais de 5 anos de lançamento. A chance de apresentarem defeitos de hardwares ou no sistema operacional (seja Android ou iOS), além de baterias com pouca duração é grande.
Os modelos são recentes? Ótimo! Porém, isso não significa que eles estão isentos de apresentar defeitos ou ausência de alguma configuração específica durante o evento. Por isso, certifique-se que a empresa se compromete com a manutenção e com o fornecimento de técnicos especializados para lidar em face de qualquer tipo de imprevisto.
Ato contínuo, os horários de um evento podem ser os mais diversos. Confirme se a locatária proporciona o atendimento técnico durante 24 horas por dia seja qual for o local da ocasião. Visto que há locais mais afastados para se promover um evento, é válido que você deixe claro o interesse em ter o suporte técnico disponível para o endereço em questão.
A questão de segurança, sem dúvidas, também deve pesar na hora de fechar o contrato com a prestadora de serviços. Acidentes podem ocorrer seja com alguém da equipe de organização, seja com um cliente ou convidado. Além disso, um pequeno descuido pode acabar em um pequeno roubo, como esquecer um tablet no banheiro ou na mesa na hora do coffee break, por exemplo. Por isso, contrate uma empresa que forneça o conforto e a tranquilidade de um seguro contra perdas, danos e roubos. Sem dúvidas isso será uma preocupação a menos durante a ocasião.
Prese também pela comodidade. No exato dia do evento, todo tempo é valioso e você não desejará desperdiçá-lo com a busca dos equipamentos na empresa fornecedora do serviço. Para, em seguida, transportá-los de volta até o local do evento. Seu foco e o da sua equipe devem ser outro. Portanto, inclua o item a seguir nos seus critérios de preferência: a disponibilidade para entrega no local desejado.
Aliás, a disponibilidade rápida é mais um critério crucial para a boa e livre ocorrência de um evento ou dia de trabalho. Ela indica o quão rápido a sua equipe pode resolver um problema quando o assunto é os equipamentos perdidos ou defeituosos. Isso inclui, especialmente, a disponibilidade de suporte técnico e recursos reservas. Ao contratar um serviço de aluguel de equipamentos, certifique-se dessa possibilidade.
Por último, ao alugar os equipamentos por mais tempo, como no caso de um restaurante que deseja utilizar um sistema digital de pedidos e cardápios por meio de tablets, atente-se à atualização. Esse ponto está relacionado ao primeiro e deve ser considerado, pois dispositivos digitais têm um prazo de validade de no mínimo dois anos. Por isso, valorize um serviço que garanta a troca entre 18 e 24 meses de uso, evitando a obsolescência do serviço e do atendimento de sua empresa.
Enfim, a essa altura você já pode perceber como adquirir equipamentos e adicioná-los ao patrimônio da sua empresa pode sair caro. Em caso de uma compra para um momento pontual, pode sair mais caro ainda. Entretanto, isso não quer dizer que você precise diminuir a qualidade do seu evento.
Com o aluguel de recursos todos esses pormenores, como tablets descarregados ou sem conexão wi-fi, saem da sua lista de preocupações e gastos com equipamentos. Dessa forma, você e sua equipe poderão se dedicar mais ao que realmente importa: o sucesso e a repercussão de seu evento desde o início com a confecção de credencial para eventos.
Por consequência, isso aumentará a sua margem de lucro. Ao confiar o fornecimento, transporte e suporte técnico ao serviço de aluguel de equipamentos, você não estará apenas reduzindo os gastos com equipamentos.
Estará, também, garantindo que a experiência de seus convidados e clientela seja respeitada em razão da maior agilidade ao longo de etapas como os credenciamentos e na solução de imprevistos, maior dedicação de sua equipe às necessidades dos clientes e, por fim, maior produtividade dentro dos objetivos propostos pelo planejamento do evento.
