Você já ouviu falar que a primeira impressão é a que fica? Pois saiba que isso é verdade. Quando o convidado tem uma experiência ruim logo de cara, a empresa precisará trabalhar ainda mais para reverter o quadro.
Para evitar passar vergonha, várias ações podem ser realizadas. Com ela, você passará a impressão de que todos os momentos serão surpreendentes. Neste texto, preparamos algumas dicas que farão o processo de credenciamento ser especial para os convidados.
Você quer entrar para o time de empresas que pensam o evento com excelência desde o início? Então, use e abuse das dicas abaixo. Boa leitura!
Defina os responsáveis pelas áreas
Como acontecem em outros processos da empresa, a etapa de credenciamento deve ser organizada. Caso contrário, em vez de eficiente, as pessoas pensarão que o evento é a “casa da mãe Joana”.
Como você não quer isso, deve-se definir quais são os profissionais que ficarão responsáveis por determinada área, como:
- organizar a fila;
- prestar informações;
- realizar o check-in;
- fazer cadastros de última hora.
Dessa forma, o processo se torna mais claro tanto para os colaboradores quanto para os convidados. Qualquer erro nesse processo fará com que a empresa comece com o pé esquerdo o relacionamento com os presentes.
Separe também um profissional que fique responsável pela entrega dos kits. Veja agora como reservar um espaço para isso é importante.
Reserve um espaço para entrega de kits
Os kits são uma forma poderosa de já encantar o participante já na entrada. Quando tudo é de qualidade, considerando os custos de um evento, ele fica na expectativa e espera que ainda mais experiências positivas acontecerão.
Entretanto, para que o momento seja positivo, deve existir um espaço reservado para a entrega dos itens. Caso contrário, haverá bagunça no credenciamento e o sentimento inicial será negativo.
Com maior organização, os convidados saberão em qual fila devem entrar e qual é o percurso que precisam fazer para completar o processo de credenciamento.
Treine toda a equipe
Embora cada membro da equipe deve ter suas responsabilidades bem definidas, é importante que todos saibam dar as informações básicas com precisão.
Você viu que cada macaco deve estar em seu galho, mas isso não deve ser levado ao extremo. Você já deve ter participado de eventos em que há um responsável por cada área e qualquer dificuldade só pode ser resolvida com ele. Na falta dele, ter uma resposta se torna quase uma guerra.
Isso significa que os colaboradores do credenciamento precisam das respostas de outros setores na ponta da língua. Dessa maneira, os convidados não se sentem confusos nem ficam com a impressão de que as equipes não passaram pelo treinamento adequado.
O treinamento deve ser suficiente para que os colaboradores resolvam até mesmo as situações mais difíceis em poucos minutos. Os convidados querem respostas rápidas para continuar a participação no evento. Perder tempo com questões burocráticas é um balde de água fria nas expectativas deles.
Crie grupos para credenciamento em eventos
Em eventos desorganizados e fracos, observamos que o grande problema é a falta de comunicação entre os colaboradores.
Há alguma coisa pior para os convidados que ouvir discussões da própria equipe sobre quem ocupará essa ou aquela função?
Embora isso seja uma atitude desastrosa para a experiência do participante, ela é comum. Uma das melhores maneiras de evitá-la é criar grupos em aplicativos de conversa.
Com essa ação, a comunicação da equipe é mais eficiente, já que todos os colaboradores saberão das dificuldades e agirão para resolvê-las. Com isso, as dúvidas de um membro da equipe são retiradas em poucos minutos.
No caso de problemas, tomar as decisões cabíveis é mais fácil. No final das contas, nenhum convidado saberá bem o que aconteceu. No entanto, há muitas informações que eles podem e devem saber. Todas elas precisam estar no site oficial do evento!
Crie um site
Há quem diga que trabalhar com sites não é mais necessário. Afinal de contas, as pessoas mais tempo nas redes sociais, não é mesmo? Errado. A não ser que você queira um resultado vergonhoso, você deve criar um site. Ele é útil para todas as partes do evento.
É nesse local que as informações são mais organizadas e que os interessados podem acessar e compartilhar o conteúdo em poucos segundos. O processo de credenciamento também é beneficiado com o site. Com a criação de sites e aplicativos, as pessoas já terão acesso a diversas informações sobre as programações.
Assim, os convidados precisarão de menos informações no local. É interessante, também, criar uma área de dúvidas mais comuns. Dessa maneira, os participantes já chegarão ao local sabendo o que fazer. Isso diminuirá a demanda por colaboradores e deixará o processo mais rápido e eficaz.
A experiência de credenciamento começa antes mesmo do usuário chegar ao local. Por isso, organize as informações tanto no site quanto nas redes sociais para que os convidados não errem por falta de informação.
Já que falamos de ter um site, precisamos falar também da venda de ingressos online. Não dá para colocar o mel na boca do interessado e tirar, não é mesmo? Veja como proporcionar a experiência completa de divulgação é importante.
Adote a venda de ingressos online
Eventos brilhantes vendem ingressos online. Você acha que faz algum sentido a pessoa decidi