O sucesso de um evento depende de diversos fatores. Um deles é a definição de um orçamento adequado. Para isso, é fundamental conhecer os maiores e menores custos de produção de um evento. Antes de elaborar os gastos do seu, tenha cautela. Pois se a sua equipe não planejar e calcular as despesas necessárias, os resultados podem não atingir as expectativas, e pior ainda, podem surgir despesas extras.
Para que seu evento saia como idealizado e dentro dos custos previstos, é essencial levantar tudo que precisará para montá-lo, desde equipe de produção, estrutura física, equipamentos para eventos corporativos, alimentação, palestrantes, contratação de fornecedores, entre outros itens importantes.
Para ajudar sua empresa nesta tarefa, este artigo vai apresentar os 7 maiores e menores custos de produção de um evento para você conseguir planejar o montante necessário para organizar o seu, evitando imprevistos financeiros. Além disso, vamos listar os erros que não devem ser cometidos para otimizar seu orçamento. Boa leitura!
Principais custos de produção de evento que sua empresa precisa saber
O controle dos custos de produção de eventos corporativos é uma preocupação de todo gestor. Sabe por quê? Pois geralmente as empresas definem os valores de forma antecipada, e caso os gastos saiam do controle, podem comprometer o próprio evento e outros setores da companhia. Logo, é muito importante dar uma atenção especial para a área de gestão de eventos.
Para otimizar as despesas dos eventos da sua organização, é preciso adotar o controle de custos. Confira abaixo como fazer isso!
1. Aluguel do local
O maior custo de um evento é, em geral, a locação do espaço. Como você deve imaginar, espaços luxuosos custam mais. Porém, é possível encontrar lugares amplos a preços em conta, como galpões.
Desta forma, caso o seu evento comporte uma estrutura desse tipo, pode ser uma boa ideia alugá-lo e montar os demais detalhes por fora, junto a empresas especializadas;
2. Custos fixos e variáveis com a infraestrutura
Além de buscar pelo melhor custo-benefício, os organizadores precisam encontrar um local perfeito para a quantidade de pessoas presentes. Nessa hora, é preciso orçar o valor com base em dados.
Para se certificar de encontrar um bom custo-benefício, é interessante dividir os gastos com infraestrutura em fixos e variáveis. Os primeiros são aqueles que não costumam sofrer mudanças, como:
✔ Aluguel da acomodação;
✔ Estacionamento (caso seja necessário);
✔ Hospedagem;
✔ Recepção;
✔ Pagamento dos palestrantes;
✔ Gastos com tecnologias como som, microfone, telões, softwares para eventos, e outros itens.
Já os custos variáveis dependem de algumas circunstâncias, como público, porte e duração do evento, ausência ou presença de comes e bebes, entre outros fatores. Veja mais exemplos de gastos variáveis:
✔ Staff para o dia do evento;
✔ Folhetos para divulgação;
✔ Crachás;
✔ Programas;
✔ Limpeza no dia do evento, entre outros.
3. Gastos com fornecedores
É muito importante os organizadores atentarem para o valor destinado aos fornecedores para definir corretamente os custos de um evento. Nessa hora, é crucial pesquisar bastante. Afinal, assim como nos gastos com infraestrutura, sempre é possível encontrar um custo-benefício que caiba no bolso ao escolher serviços como segurança, limpeza, coffee break e buffet.
Para facilitar a busca de fornecedores, pesquise na internet, eles costumam divulgar os serviços de forma online. É um meio de encontrar recomendações sobre eles. Ao escolher as empresas que possam atender melhor a proposta do evento, é hora de ligar para conversar com as equipes, coletando os detalhes e diferenciais competitivos.
Essas atitudes irão facilitar a escolha para o sucesso do evento.
4. Custos de pessoal
Os valores destinados aos profissionais que irão trabalhar no evento também devem fazer parte do orçamento. Eles vão além dos salários pagos a cada funcionário. Confira!
- ✔ Atos extras — os de abertura ou fechamento, por exemplo;
- ✔ Sistema de credenciamento para eventos para os assistentes (programas, crachás, folheteria, entre outros);
- ✔ Alimentação da equipe;
- ✔ Gorjetas;
- ✔ Serviço de transfer, entre outros.
Os custos de pessoal podem ser computados junto às despesas variáveis do evento. Porém, por exigir diversos detalhes específicos, este item pode ser incluído como uma categoria à parte no seu controle, evitando erros ou gastos excessivos.
5. Gastos com tecnologia
O valor investido nesse ponto depende do porte do evento. Porém, gastos com tecnologia costumam não ultrapassar muito o investimento em pessoal. Em geral, diversos equipamentos tendem a fazer parte da organização de um evento. Eles incluem desde o uso de softwares, que ajudam a formular o orçamento, até o aluguel de tablets usados pelos participantes.
Todos os valores aplicados nessas tecnologias devem entrar no planejamento financeiro, permitindo que os líderes entendam qual foi o investimento feito. Com isso, poderão calcular o Retorno sobre Investimento – ROI (Em inglês, Return on Investment) e aprimorar a tomada de decisão, até encontrar o melhor custo-benefício para realizar outros eventos.
- Caixa para emergências
Essa despesa pode ser uma das maiores, a depender da situação. Porém, como não é possível prevê-la, ela pode ficar embaixo na escala de custos de um evento, supondo que não existirão imprevistos.
Nesse caso, o capital para emergências é um gasto similar a uma reserva financeira pessoal. Ele é um valor que deve estar sempre no caixa da empresa, pronto para cobrir eventuais problemas que custem o sucesso do evento.
É importante computar o caixa para emergências na planilha de despesas, pois, sem ela (e em vista de imprevistos), o encontro pode gerar pouco ou nenhum retorno. Isso impacta negativamente em todo o planejamento estratégico realizado.
Vale destacar que não é incomum que alguns gastos extras e não esperados surjam durante os eventos, em especial os de grande porte. Assim, ter um valor separado apenas para cobrir esses pontos evitará preocupação desnecessária e irá assegurar o bom andamento da produção.
- Valor das inscrições
Apesar de não representar um custo direto do evento, o valor das inscrições não pode ficar de fora do orçamento. É importante tomar cuidado para precificar de forma alinhada às demandas do público. Isso porque preços muito acima da média poderão afastar os interessados, enquanto os excessivamente abaixo tendem a descredibilizar a proposta.
Um dos principais motivos para encontrar o valor perfeito para as inscrições é que esse montante abaterá boa parte dos custos dos itens citados acima, muitas vezes, antes mesmo do evento acontecer.
Portanto, pesquise bastante sobre o público-alvo da ocasião e certifique-se de que o preço cobrado esteja na média de outros eventos de mesmo porte. Não se esqueça de considerar os diferenciais que podem justificar uma precificação acima da média.
Erros que sua empresa deve evitar para diminuir os custos de produção de um evento
Todo evento corporativo é planejado para proporcionar a melhor experiência para o público e obter o melhor resultado, conforme os objetivos de marketing do negócio. No entanto, como normalmente o investimento das empresas é alto para produzi-lo, muitas vezes, os gestores procuram meios de cortar certos gastos, para não ultrapassar o orçamento previsto.
Nessa hora, a otimização de custos deve ser feita com muito cuidado pelos organizadores para não gerar prejuízos maiores que o financeiro.
Atenção! A experiência dos participantes do evento e a imagem da empresa nunca podem ser comprometidas devido à otimização de gastos.
Confira abaixo os principais erros que sua organização deve evitar para otimizar custos de produção!
Não se preparar para imprevistos
Os imprevistos podem acontecer com qualquer evento corporativo, independentemente do porte dele. Por isso, é essencial estar preparado, caso alguma eventualidade ocorra.
Contar com uma equipe experiente, com fornecedores competentes e experientes e uma verba de emergência ajuda bastante a reduzir os riscos. Logo, na hora de planejar o seu evento, invista nesses itens;
Não confirmar o número de participantes
Saber a quantidade de participantes do evento é premissa básica para você planejá-lo bem. O sucesso dele está diretamente ligado a este item, pois alguns produtos e serviços, como quantidade de brindes, comes e bebes, aluguel de cadeiras e mesas dependem do número de inscritos.
Caso não consiga ter o número exato, tenha pelo menos uma estimativa aproximada da quantidade real. Isso evitará gastos desnecessários. Existem alternativas que podem ajudar nessa hora, como confirmar a presença dos participantes por telefone, e-mail marketing ou grupo de WhatsApp do evento;
Não escolher um bom local para o evento
Este item deve ter uma atenção redobrada da organização, pois pode colocar o evento em risco se não for bem escolhido. Caso o espaço não consiga atender itens como mobiliário, estacionamento, segurança e conforto, ele pode comprometer a experiência do público e gerar custos extras para a empresa devido à contratação desses serviços com outros fornecedores.
Na hora de elaborar o planejamento do orçamento, aproveite para pesquisar algumas opções de locais e verificar a credibilidade dos fornecedores, além de analisar a localização e os depoimentos de clientes antigos nas redes sociais, por exemplo.
Após avaliar todos esses aspectos, será mais fácil escolher o melhor custo-benefício;
Não pesquisar bem os fornecedores
Se você fizer uma pesquisa no Google sobre fornecedores para eventos corporativos, vai encontrar uma infinidade de empresas que oferecem diferentes tipos de serviços e produtos. Na hora de escolher quem vai ajudar a produzir o seu, não economize tempo na busca. Além da qualidade dos fornecedores variar bastante, os preços também diferem muito.
Outros pontos que você e sua equipe devem considerar na escolha dessas empresas, são a reputação delas, os prazos e a logística de entrega, as formas de pagamento e a disponibilidade de atendimento da equipe delas.
São muitos detalhes para analisar e evitar que erros aconteçam antes e durante o seu evento. Lembre-se! Ter em mente todas as particularidades citadas acima vai fazer o seu evento ser um verdadeiro sucesso.
Economize os custos de produção do seu evento sem comprometer a qualidade
Como você leu neste artigo, existem gastos fixos e variáveis envolvidos nos custos de produção de um evento. Conhecer cada um deles, se preparar previamente — por meio de uma organização certeira — e separar um capital para emergências, pode ajudar na construção de um orçamento alinhado às suas expectativas.
Além disso, registrar todos os gastos pode amparar o cálculo do ROI do evento, garantindo que você tenha a noção exata do que pode melhorar nos próximos planejamentos.
Se você busca otimizar os custos dos seus próximos eventos, a Tec Mobile pode ajudar a economizar com o aluguel de notebooks, computadores, tablets e celulares, garantindo a qualidade e a entrega dos produtos que você merece.
