Guia completo para ter sucesso na gestão de eventos da empresa | Tec Mobile
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Por Tec Mobile Tempo de Leitura: 8 minutos

 

Você sabe como realizar uma gestão de eventos de sucesso? Toda empresa, ao longo da sua carreira, fará eventos corporativos. Seja para os seus colaboradores ou para os clientes e parceiros comerciais, esses projetos exigem muito cuidado para atingirem os resultados esperados.

Afinal, um evento corporativo é algo complexo. Da sua idealização até o seu fim, várias atividades são executadas. Elas contam com o apoio de múltiplos profissionais que, divididos em equipes, devem executar um trabalho contínuo para atingirem o melhor resultado possível.

Para organizar todos os fluxos de trabalho e gerenciar o uso de recursos, a gestão de eventos é aplicada. Essa política deve ser capaz de otimizar o fluxo de trabalho continuamente apoiando-se em bons dados, metodologias modernas e soluções tecnológicas inovadoras. Assim, do momento em que o gestor conseguir um patrocínio até o instante em que os convidados saírem do local, tudo será executado com poucos erros e alta performance.

Quer saber mais sobre o tema e como otimizar a sua gestão de eventos? Então, confira o nosso post a seguir!

1. Por que realizar a gestão de eventos?

Se você já teve a oportunidade de organizar um evento, já se deparou com todos os desafios existentes nesse tipo de projeto corporativo. Há a necessidade de organizar interesses, manejar expectativas e alinhar objetivos. O profissional também deve estar atento ao perfil das operações existentes, assim com o de seu público-alvo.

O levantamento de tais dados auxilia o gestor a organizar o investimento em apps para eventos, reduzir custos e riscos. Além disso, facilita o direcionamento de recursos e do fluxo de trabalho. Tudo será feito considerando uma visão mais abrangente, capaz de orientar todo o evento conforme aquilo que o mercado espera.

Em outras palavras, a gestão de eventos dá ao profissional responsável pela sua organização todos os dados necessários para que ele seja feito da melhor forma possível. A produção de eventos será algo mais simples, capaz de incorporar novas tecnologias e procedimentos de apoio, como o investimento em tablets. Dessa maneira, tudo será feito com mais agilidade, segurança e, principalmente, qualidade.

2. Como organizar um evento de sucesso?

A organização de um evento é algo que demanda um grande planejamento dos profissionais. Cada time deve ser orientado a partir de metas claras enquanto a empresa faz investimentos para dar as bases necessárias para um trabalho de qualidade. Tudo isso utilizando a menor quantidade de recursos disponíveis.

Da divulgação do evento aos processos de coleta de dados, o gestor precisa documentar todas as etapas. Nada deve ficar de fora do planejamento da empresa, afinal, isso pode reduzir resultados e ampliar os riscos financeiros. Portanto, sempre é importante ficar atento e evitar problemas.

Confira a seguir como isso pode ser feito!

2.1. Planeje o orçamento

O primeiro passo para pensar qualquer evento é o orçamento. Esse documento será responsável por listar todos os gastos que a empresa pretende direcionar para o evento. Ou seja, ele consegue limitar o escopo das ações e o que pode ou não ser adotado pelas equipes.

Um bom orçamento é claro e transparente. Ele deve listar, com precisão, cada recurso disponível para cada área ou equipe. Essa é a única forma de garantir que os times terão uma boa orientação sobre o que pode ser feito para maximizar o retorno sobre cada investimento e onde reduzir as despesas.

O orçamento, porém, não deve ser montado sem uma boa comunicação. A equipe precisa ser consultada sobre o que é necessário fazer, assim como as ferramentas primordiais para o seu trabalho. Isso permite ao gestor otimizar o modo como cada recurso é entregue e evitar problemas como gastos imprevistos.

2.2. Crie um cronograma

O cronograma é outro documento que orienta as equipes e melhora o planejamento de todos os que estão envolvidos no projeto. Esse documento traz uma descrição completa de todos os prazos e datas do evento. Ou seja, ele lista o tempo necessário para cada etapa de preparação ser executada, assim como a agenda de cada dia em que o evento será feito.

Com um bom cronograma, as equipes podem se preparar e evitar atrasos. O fluxo de trabalho será feito com mais calma e qualidade: todo mundo conseguirá otimizar as suas rotinas para atender às demandas existentes.

Ao mesmo tempo, a empresa poderá diminuir a necessidade de contratar profissionais de última hora. Com o cronograma em mãos, o time pode ser estruturado para atender aos prazos antecipadamente — se for necessário, o gestor pode contratar empresas terceirizadas rapidamente e por um melhor preço, ampliando temporariamente a equipe para evitar gargalos na preparação do evento.

2.3. Escolha o melhor local e data

O local e a data do evento são pontos críticos do planejamento. Ambos impactam de maneiras diferentes no sucesso do evento. Por isso, é importante que a empresa compreenda como cada um influencia no sucesso da sua iniciativa. Veja a seguir como isso ocorre!

2.3.1. A influência da data em eventos

A data deve ser feita considerando as demandas do público-alvo do evento, o tempo necessário para se planejar e o perfil da equipe que ficará por conta da execução do evento. Por isso, ao definir o dia em que o evento será realizado, sempre busque comunicar-se com todos para identificar uma boa época de se realizar o evento.

Também avalie as datas próximas. Nem sempre é uma boa ideia realizar um evento próximo de feriados prolongados: muitas vezes as pessoas podem preferir fazer uma viagem a participar do evento.

A programação da concorrência também deve ser verificada. Realizar um evento muito próximo de outro semelhante feito por um concorrente pode canibalizar os processos feitos para divulgar um evento. Portanto, sempre fique atento a esse ponto.

2.3.2. A influência do local nos resultados do seu evento

O local também é muito importante para fazer um evento de qualidade. No entanto, a sua escolha deve considerar pontos que vão muito além da acessibilidade: a empresa precisa estar preparada para encontrar uma localização capaz de proporcionar a melhor experiência possível.

Por isso, ao buscar a localização do seu evento corporativo, pense em pontos que vão além do custo. A localização, por exemplo, deve ser acessível a todos: o convidado não deve depender de apenas um modal para chegar até a recepção de eventos.

Internamente, a mobilidade também deve ser considerada. Você não quer perder um convidado apenas por ele ter necessidades de mobilidade especiais, não é mesmo? Portanto, avalie se o ambiente está adaptado para cadeirantes ou qualquer pessoa com mobilidade reduzida.

Os equipamentos também devem ser considerados. Avalie como é a infraestrutura de rede sem fio, de energia elétrica, de refrigeração e de segurança. Assim, você pode evitar vários sustos antes, durante e após o evento.

2.4. Estabeleça parcerias de qualidade

A não ser que a sua empresa tenha todos os recursos internamente, ela precisará de fornecedores. Para que eles não atrapalhem os seus resultados, é importante fazer uma boa escolha. Ou seja, a valorização do custo-benefício deve ser o ponto-chave para o negócio fechar cada contrato do seu evento.

Por isso faça uma pesquisa completa de mercado para garantir que dos fornecedores de equipamentos de som à empresa que entrega tablets e roteadores, todos estarão dentro das suas expectativas e do seu orçamento. Nesse sentido, aliás, algumas perguntas podem ser utilizadas para orientar você. Entre as mais comuns, podemos apontar:

  • entenda o perfil do seu evento;
  • avalie exatamente o que você precisa;
  • considere a disponibilidade do time de apoio do negócio;
  • avalie, no caso de investimentos que envolvem a TI, pontos de segurança digital;
  • busque o feedback de consumidores antigos.

Esses pontos dão mais confiabilidade para o investimento feito. Ou seja, a sua empresa conseguirá fechar um contrato alinhado com as suas expectativas. Dessa maneira, as chances de um prejuízo ocorrerem serão muito pequenas.

2.5. Divulgue o evento

A divulgação do evento é um ponto-chave para você ter muitas pessoas presentes. Mas, para que ela dê certo, a empresa deve fazer o investimento com cuidado. Isso só é possível se há bons conhecimentos sobre o público-alvo.

Por isso, assim que definir o evento, levante dados sobre o público-alvo. Avalie em quais canais ele se encontra e como ele pode ser atingido. Não se esqueça da linguagem utilizada nas peças de marketing: ela é fundamental para criar conexões com facilidade.

Um público mais jovem, por exemplo, é mais presente em redes sociais do que em canais offline. Por isso, anúncios direcionados devem ser priorizados. Isso garante mais chances de a pessoa certa saber do seu evento.

2.6. Gerencie as inscrições

O gerenciamento de inscrições é crucial para trazer uma boa experiência para o convidado do evento. Ele pode contar, aliás, com um grande apoio da tecnologia: soluções de gestão de convidados centralizam o acesso a informações e reduzem o uso de papel.

Sempre opte por mecanismos tecnológicos para fazer a gestão das inscrições. Isso não só torna o processo de cadastro dos clientes mais simples e ágil, mas também reduz os seus gastos com materiais e evita erros. Dessa maneira, os times poderão manter um foco ativo na entrega de resultados.

2.7. Otimize o credenciamento

O credenciamento é outra etapa que pode ser otimizada com o apoio de um