Seu evento começa e, com ele, diversos problemas começam a surgir. Com isso, você sente que a experiência dos participantes fica prejudicada. Você já passou por isto?
A verdade é que há estratégias de planejamento de eventos para que tudo aconteça com tranquilidade. Todos os convidados poderão aproveitar cada experiência programada e os colaboradores estarão preparados para agir caso alguma situação fuja dos trilhos.
Neste texto, apresentamos algumas dicas que vão melhorar suas produções. Quer saber quais são? Então acompanhe agora mesmo o conteúdo que preparamos para você. Boa leitura!
1. Planeje o budget e defina orçamentos adequados
Budget é a projeção de orçamento feita para o evento. Ele mostra o quanto há disponível e o quanto é gasto com a realização, considerando o tamanho das atrações e o perfil delas. Quanto maior a experiência, melhor é a percepção.
Para fazer um bom planejamento, conheça quais são os valores do mercado para ter uma base. Além disso, orce com antecedência os custos para locar o espaço e outros detalhes, como buffet e sonorização.
Estipular o quanto pode ser gasto em um evento é fundamental para que as programações saiam como o planejado. Com o valor definido, os organizadores poderão distribuir a verba da forma mais interessante, a partir de negociações com cada fornecedor para reduzir custos.
Isso significa que o orçamento deve ser adequado à realidade da empresa. Projetar algo fora das condições financeiras pode ser um grande erro. Os problemas que acontecem com um planejamento ruim dificultam a experiência do participante. Nesse sentido, é melhor seguir o cenário realista do que prometer algo que não pode ser cumprido.
2. Monte um cronograma de todo evento
Os melhores eventos começam meses antes do pontapé inicial, com o planejamento de todas as etapas. Quanto mais cedo esse trabalho for iniciado, menor será a chance de ter problemas.
Para começar, defina as etapas, como contato com fornecedores, criação da programação e contratação dos palestrantes. Nesse momento, é fundamental definir quem serão os responsáveis por cada um desses passos.
Junto a isso, indique os prazos para que cada processo seja finalizado. Dessa maneira, caso algum problema aconteça, será mais fácil cobrar das pessoas certas em qual pé está cada etapa e o que fazer para que seja encontrada uma solução.
E como você bem sabe, os problemas acontecem. Por isso, o cronograma deve ser o guia para trabalhar com prazos e acompanhar o andamento de cada entrega. Dessa maneira, se algum fornecedor ou palestrante não conseguir honrar com o combinado, a empresa terá tempo para pensar em alternativas.
3. Invista em uma boa divulgação
Os eventos mais lembrados são aqueles que investem em engajamento digital antes, durante e depois das programações. Isso deve ser feito utilizando as redes sociais e links patrocinados.
Dessa maneira, todos os participantes já ficam com água na boca meses antes do início. Com a expectativa alta, eles fazem com que o evento seja ainda mais conhecido.
A melhor hora para incentivar que os usuários postem vários conteúdos nas redes sociais é durante as programações. Por isso, é essencial contar com tecnologia para que todos tenham Internet rápida em qualquer lugar do evento.
Assim, quem não compareceu fica com a sensação de que perdeu diversas experiências e fará de tudo para estar presente e participar das próximas edições.
Quando o evento acaba, ao foco deve ser incentivar que os participantes continuem exaltando como foi a experiência. Dessa forma, o que foi vivido no dia é ainda mais lembrado e faz com que mais pessoas conheçam as programações e queiram participar no futuro.
Pense que, para o resultado aparecer, é necessário incentivar o engajamento. Os usuários precisam participar da estratégia de divulgação. Pensando nisso, faça perguntas e peça para que eles postem fotos dos momentos em que eles mais gostaram.
4. Aposte na tecnologia
Você já pensou como seria difícil fazer todas as atividades do seu dia a dia sem a tecnologia? Há 20 anos, por exemplo, você precisaria ligar para todos os fornecedores ou enviar e-mails e esperar dias para ter uma resposta. Isso se a empresa tivesse uma conta de e-mail.
Ou seja, a tecnologia está em todas as fases do evento. Desde o planejamento do evento até os contatos após as programações.
Um dos momentos mais importantes e estratégicos do uso da tecnologia é na fase de credenciamento. Você já foi em eventos em que há longas filas para que as pessoas façam o check-in e recebam as informações iniciais? Embora ainda seja comum, isso compromete muito a experiência do participante.
Para que seu evento não seja assim, é interessante contar com tablets e tecnologia de QR-Code. Dessa maneira, as informações serão carregadas em poucos segundos. Assim, todo processo será mais rápido, as filas menores e a experiência dos presentes, melhor.
5. Faça um plano de emergência
Você já viu que nem sempre as coisas saem como planejado, não é mesmo? Por isso, todos os colaboradores precisam saber o que fazer. Não há nada pior do que quando os responsáveis pelo evento também estão perdidos em meio a uma confusão.
Por isso, liste quais são os problemas mais comuns e o que deve ser feito para resolvê-los antes que os transtornos sejam maiores para os convidados.
As dicas acima são bem práticas, não é mesmo? Mas, para extrair o máximo de cada uma delas, você deve fazer o devido monitoramento. Com ele, verá o que está dando certo e o que deve ser melhorado para ter os resultados que você espera. Ao final, avalie se o orçamento feito supriu as necessidades, se aconteceu algum erro na divulgação ou no cronograma de todo evento.
Nesse sentido, todos os colaboradores precisam ajudar. O monitoramento, por exemplo, não deve ser visto como uma forma de punição, mas como maneira de aumentar a produtividade e melhorar as estratégias de toda a equipe.
Se sua empresa deseja fazer parte do grupo que realiza planejamento de eventos com maestria, continue estudando e conferindo quais são as melhores técnicas para ter cada detalhe nas mãos, correr menos riscos e proporcionar as experiências que vão agradar os participantes.
Falando nisso, veja agora quais são os principais aplicativos para eventos. Eles prometem trazer maior organização e planejamento para suas programações. Esperamos por você!
