8dicasdecomoorganizarumworkshopenvolventeedealtovalor
Publicado em 28 de outubro de 2019 Por Tec Mobile

Última modificação em:

Tempo de Leitura: 9 minutos

Um workshop envolvente e de alto valor é uma peça-chave para otimizar o alcance e trazer resultados mais efetivos para uma empresa.

Entender como organizar um workshop é sinônimo de aprender a entregar ao público os conteúdos que despertem o interesse pelo seu negócio e proporcionem uma experiência que estimule o engajamento dos seus destinatários. Contudo, na hora de organizar o próprio evento, muitas inseguranças tendem a surgir.

São vários os fatores que podem levar a falhas — problemas na escolha do local, mau treinamento dos times e falhas na internet e outras ferramentas. Por isso, o gestor deve estar preparado para efetuar um planejamento inteligente e conseguir entregar um serviço de alta qualidade para os convidados. Quer descobrir como agregar valor ao seu trabalho?

Neste post, trouxemos 11 dicas para que você saiba de uma vez por todas como criar um workshop memorável. Acompanhe a leitura e confira!

Afinal, o que é e como funciona um workshop?

Um workshop nada mais é do que uma aula com conceito mais inovador. Eles são intermediados por especialistas sobre o tema que será desenvolvido, porém, com um formato que adota mais a prática do que a teoria.

No âmbito empresarial, os workshops podem apresentar diversas finalidades, entre elas:

  • treinamentos;
  • lançamentos de produtos;
  • marketing interno ou externo;
  • atração de investimentos;
  • posicionamento no mercado;
  • contato direto com os principais parceiros comerciais da empresa.

Justamente por isso, os workshops são excelentes possibilidades para fortalecer a identidade e a credibilidade da marca. A empresa poderá educar os consumidores sobre os valores que a instituição oferece, abrindo um leque de oportunidades para fechar negócios. Contudo, para colher os resultados positivos, é fundamental fazer um planejamento dedicado e eficiente.

Que benefícios a realização de um workshop traz para a sua empresa?

Como mencionado, uma empresa que sabe como realizar um workshop de sucesso aumenta significativamente as suas chances de ter grandes resultados. Mas de que maneira esse tipo de evento pode garantir ao empreendimento maior competitividade? Veja a seguir algumas das principais vantagens.

Possibilidade de captar investimentos e novos clientes

Eventos como o workshop podem ser realizados para atrair novos clientes e oportunidades de investimentos. Isso porque, uma das suas principais consequências é a ampliação do networking.

Por melhores que sejam os produtos ou serviços de uma organização, se ela não tem visibilidade dentro do seu segmento, naturalmente enfrentará maiores obstáculos para atingir o sucesso desejado.

O propósito de um workshop é romper essas barreiras. A companhia conseguirá mostrar para o seu público-alvo e eventuais parceiros a sua capacidade de fornecer soluções inovadoras e alinhadas com as demandas do mercado.

Estando em evidência, será muito mais fácil conquistar oportunidades de investimento e atrair novas colaborações.

Melhor promoção de novos produtos

O lançamento de produtos é algo que faz parte do dia a dia de qualquer empresa. Para manter-se a frente de concorrentes e garantir uma boa lucratividade, é fundamental renovar o portfólio do negócio e planejar ciclos de vida que correspondam às tendências do mercado.

Uma vez que um projeto de desenvolvimento de uma nova solução for concluído, o workshop pode ser utilizado para efetuar o lançamento da mercadoria. O negócio terá a oportunidade de anunciar o produto, mostrar os seus maiores benefícios e vantagens.

Além do mais, também será possível demonstrar para o cliente como ele funciona e de que maneira conseguirá equacionar as suas demandas de um modo muito mais interativo e dinâmico.

Melhora da imagem da marca no mercado

Um workshop bem estruturado é capaz de agregar conhecimento aos participantes e melhorar a credibilidade do negócio na sua área de atuação. Com base nessa exposição, a empresa será conhecida como uma das referências no seu mercado em relação aos conteúdos apresentados.

Podemos dizer que essa é uma forma de construir ou fortalecer a identidade da sua marca, bem como atrair mais oportunidades a médio e longo prazo.

Quais as principais dicas para organizá-lo de forma eficiente?

Não importa o tamanho do evento ou o tema que ele aborda, todo workshop deve ser organizado de uma forma que agrade ao público, com uma dinâmica de qualidade e conteúdos que agreguem valor para audiência.

Para ajudar você nessa missão, listamos algumas dicas para fazer isso de uma forma eficiente e memorável. Dá uma olhada!

1. Faça um planejamento

Um dos requisitos indispensáveis para um workshop de sucesso é criar um bom planejamento. Esse documento funciona como um guia para a execução de todas as ações necessárias dentro do cronograma adequado e da forma mais coerente com o assunto escolhido.

Com o plano em mãos, fica mais fácil manter a organização e agir com antecedência caso algum imprevisto aconteça. Dominar os bastidores é um dos principais modos de garantir a melhor experiência aos participantes e evitar prejuízos.

Para que um planejamento produza os efeitos esperados, é importante que ele aborde desde as táticas de divulgação e inscrições, até o período pós-evento.

2. Defina o público-alvo

O público é a razão do seu evento existir. Logo, a primeira preocupação de quem vai realizar um workshop é certificar-se de que o trabalho está sendo direcionado às pessoas certas.

O objetivo desse tipo de evento é justamente agregar valor aos seus destinatários, afinal, dali surgem oportunidades de parcerias e novos insights para a modernização do negócio. Portanto, é imprescindível que todas as ações estejam focadas nos participantes que realmente interessam. 

Assim, faça uma pesquisa detalhada sobre: quem são eles, quais as suas preferências e necessidades, em quais redes sociais estão presentes. Enfim, o conhecimento detalhado dos seus potenciais clientes permitirá que o organizador tome decisões mais acertadas e consiga oferecer um atendimento personalizado.

3. Defina o tema

A definição do tema também é uma etapa decisiva para um workshop empresarial bem-sucedido. O tema vai influenciar toda a logística do evento. Portanto, definida a temática do seu evento, é preciso observar aspectos como:

  • o local;
  • o posicionamento que será adotado;
  • a linguagem;
  • a forma de interação nas redes sociais;
  • os profissionais responsáveis pelas palestras e painéis;
  • a dinâmica de exposição.

As pessoas que frequentam workshops estão em busca de inovação, informações que facilmente podem ser colocadas em prática e temas atuais que direcionam para as tendências de futuro. Tudo isso sem deixar de lado a personalização.

Assim, o mais indicado antes de definir um assunto é fazer uma pesquisa sobre os temas mais procurados no momento, inclusive monitorar o que vem sendo abordado pela concorrência.

Nesta etapa, a escolha de um nome criativo também será fundamental para aumentar o seu alcance e o interesse dos possíveis participantes. Portanto, pense em títulos que gerem credibilidade e tenham coerência com a proposta. 

A decisão de dar nome ao seu evento é um passo decisivo para se destacar da concorrência e consolidar sua marca no mercado de workshops de modo geral.

4. Estabeleça um preço

O preço é um fator que influenciará em diversos outros aspectos do evento e, por esse motivo, ele deve ser definido logo no início. Isso porque, quando se trata de um workshop gratuito, a tendência é que o número de participantes seja muito maior.

Nesse raciocínio, é preciso pensar em um local mais amplo, na distribuição de brindes, na escala do time de palestrantes, no oferecimento de algum coffee, entre outros itens.

Então, para não errar na escolha e evitar prejuízos, o parâmetro para estabelecer o preço a ser cobrado ou não para a inscrição é o objetivo da empresa ao realizar o evento.

Se o intuito é divulgar a marca para atrair novos clientes, por exemplo, não é tão interessante cobrar pela participação das pessoas. Assim, o trabalho de marketing pode ser feito via e-mail e redes sociais — algumas empresas inclusive já reservam uma verba para esse tipo de ação, ou ainda tem em mente algum patrocínio.

Mas, se por outro lado a finalidade é gerar receitas ou se a promoção de eventos é a essência do seu negócio, é importante encontrar um equilíbrio entre o que é lucrativo para a empresa, mas também não seja excessivamente pesado para o bolso do consumidor.

Quando entra em cena a parte financeira, independentemente de qual seja a estratégia utilizada, o desafio é fazer o cliente entender a relação de custo-benefício ao participar do seu workshop.

5. Escolha o local adequado

Após a execução dos passos anteriores, é chegado o momento de pensar com maior clareza sobre as necessidades de espaço para o seu evento, qual a melhor área da cidade para realizá-lo.

Nesse contexto, a dica preciosa é sempre prezar pelo conforto dos seus participantes. Com a estimativa do número de pessoas, por exemplo, já é possível saber a quantidade de cadeiras que serão alugadas caso o salão não as ofereça.

Verifique também a necessidade de montar uma estrutura de som ou de palco e a quantidade de pessoas e ferramentas indispensáveis para o pleno funcionamento do workshop.

Então, coloque na balança todos os prós e contras de cada alternativa e compare os três melhores locais antes da decisão final. Lembre-se de que a opção mais barata nem sempre é a mais vantajosa. 

A simples escolha de um ambiente pode ser determinante para animar ou não as pessoas. E a dificuldade no acesso, sem dúvidas, é um obstáculo em potencial para seu evento. 

7. Defina a equipe e ferramentas para receber as pessoas sem filas longas

Uma parte burocrática — e bastante comum nesse tipo de evento — consiste na etapa do credenciamento, isto é, a recepção e identificação de cada participante para ter a sua entrada autorizada e registrada.

É claro que, independentemente do formato do evento, controlar e saber quem realmente compareceu é fundamental para ações de relacionamento e o aprendizado do organizador.

Para isso, a equipe da portaria deve estar preparada para agir com o máximo de eficiência. Isso significa ter uma estrutura logística bem estruturada para evitar a formação das desagradáveis filas.

Atualmente já existem plataformas digitais que permitem o monitoramento de várias listas de convidados ao mesmo tempo, a audiência em tempo real e ter acesso a relatórios detalhados sobre o evento.

Algumas delas viabilizam até mesmo a venda de ingressos ou inscrições gratuitas online e, nesse caso, é possível ter um panorama de todo o evento antes dele acontecer.

Uma alternativa bastante interessante são os equipamentos de leitura de código de barras. Nesse caso, basta fornecer um crachá com código de barras aos inscritos, e o credenciamento acontece de forma automatizada, por meio da leitura do código.

A demora no acesso ao evento é uma experiência que pode deixar marcas negativas nos participantes. Portanto, toda inovação é bem-vinda para evitar esse tipo de dor de cabeça.

Ainda no quesito ferramentas, a dica é apostar nas tecnologias e buscar uma plataforma de gestão onde todos os processos possam ser controlados a partir desse ambiente.

8. Tenha um bom staff durante o evento

Para tirar um evento de workshop do papel é essencial ter bons parceiros, fornecedores e um grupo de pessoas que também atuará nos bastidores do grande dia.

Dessa forma, especialmente aqueles que trabalharão no evento enquanto ele estiver acontecendo, estar ciente de todo o planejamento, da execução do cronograma, é uma condição essencial. Cada peça deve saber com clareza qual é a sua função e como agir diante de qualquer imprevisto.

Além disso, a motivação dos envolvidos também é fundamental e, para tanto, todos eles devem estar conscientes e alinhados com o propósito do workshop, sobretudo da relevância dos esforços individuais e coletivos para o sucesso do evento.

Por maior que seja a bagagem e a competência do gestor, ele precisará de ajuda em diversos momentos. Em vista disso, treine os seus funcionários e saiba a quem delegar cada função. Um erro mínimo pode marcar a imagem da empresa de forma definitiva.

Nesse contexto, o papel dos fornecedores também merece uma atenção especial. Possivelmente, eles vão ajudar em pontos como decoração, iluminação, som, microfones, projeção, buffet etc. Por isso, avalie bem a sua base de apoio e tenha sempre uma segunda opção para lidar com os imprevistos.

9. Faça uma divulgação eficiente

Finalizada a etapa de planejamento do seu workshop e executadas as ações mais urgentes, é hora de levá-lo ao conhecimento do público. Para cumprir com essa tarefa de forma eficaz, vale apostar na criatividade e inovação, desde que coerentes com o perfil da audiência, é claro.

A boa notícia é que, hoje, as redes sociais disponibilizam um vasto leque de recursos para enriquecer as interações com a sua audiência, potencializando, assim, o engajamento.

Se o seu público está presente no Instagram, por exemplo, esse canal pode ser utilizado para mostrar prévias dos preparativos, fazer breves transmissões ao vivo com os palestrantes, entre outras ações que aumentem o interesse pelo tema do workshop e esclareça todas as dúvidas dos futuros participantes. Assim, faça uma pesquisa detalhada sobre:

  • quem são eles;
  • qual a sua faixa etária;
  • quais as suas preferências e necessidades;
  • quais mídias sociais eles estão presentes etc.

Independentemente da plataforma de comunicação escolhida, outra estratégia bastante eficiente para chamar o público — na hipótese de cobrança de algum valor pela inscrição —, é fazer a realização de sorteios de alguns ingressos. 

A ideia é que quanto mais forte a sua presença online durante o período de divulgação do evento, maior será o entusiasmo das pessoas para fazer parte dele.

E para complementar esse trabalho, invista na produção e distribuição de material impresso em locais estratégicos, intensifique as atividades da empresa nas redes sociais, sempre reforçando o convite para o evento.

10. Fique atento à infraestrutura de internet

Atualmente, as redes sociais são utilizadas por várias empresas para promover o engajamento online não só durante eventos, mas principalmente para estabelecer um vínculo de fidelização.

Via web, pessoas podem compartilhar opiniões, ampliar o conhecimento de terceiros sobre um workshop e reforçar a divulgação da marca. Isto é, esclarecer todas as dúvidas e fixá-lo na mente dos potenciais participantes.

E uma das formas das empresas garantirem que isso ocorra durante o seu workshop é o investimento em uma estrutura de rede sem fio. Se o time de TI prepara uma rede Wi-Fi de alta disponibilidade e velocidade, os convidados poderão divulgar o workshop de forma orgânica facilmente e, assim, garantir que as ações da empresa sejam conhecidas por mais pessoas.

11. Envie certificado de workshop online

Não é de hoje que a tecnologia vem revolucionando o mundo dos negócios. E no segmento de eventos não é diferente — existem inúmeras ferramentas capazes de otimizar o trabalho do organizador. 

Nesse contexto, um recurso que talvez ainda seja pouco explorado, e que pode garantir uma experiência diferenciada aos participantes é o envio do certificado de participação no evento de forma on-line. 

Além da comodidade de não formar filas ao final do evento, a estratégia também representa uma boa oportunidade para que a sua empresa promova interações para o engajamento desse público após a realização do workshop. 

Ao investir nos certificados digitais, o organizador ainda tem o benefício da economia de custos, pois a estratégia elimina gastos com papel e impressão. Aproveite o formulário de inscrições para coletar dados como o e-mail de cada cliente, e coloque em prática o envio digital do documento.

Colocar em prática as ações que renovem os insights da sua empresa é uma peça-chave para manter-se competitivo no mercado de eventos. A tarefa de criar workshops relevantes para o seu público-alvo não é simples, mas uma vez aprendido como organizá-los, a tendência é aperfeiçoar cada vez mais para potencializar os resultados.

Lembre-se de que uma atuação bem-sucedida depende da atenção do gestor em cada detalhe, e sobretudo da preparação da sua equipe para seguir um planejamento inteligente, alinhado com os objetivos da companhia.

Gostou das dicas? Agora que você já sabe o que é preciso para organizar um workshop envolvente e de alto valor, aproveite para compartilhar suas experiências conosco. Deixe um comentário!




Clique para ver mais
Mapa do Site