Estruturar um evento de qualidade é uma tarefa que requer planejamento, além do emprego de técnicas e instrumentos adequados. Todos os detalhes devem ser muito bem construídos para gerar uma experiência única para os participantes.
Nesse contexto, uma dica interessante é fazer uma lista de equipamentos para eventos antes de colocar o seu projeto em ação, a fim de evitar contratempos no grande dia e aumentar a eficiência na prestação do serviço.
Você sabe quais são os instrumentos que não podem faltar para um organizador de eventos? Então, descubra neste post quais são os principais deles. Depois, entenda se o aluguel de equipamentos para eventos é uma boa estratégia para a sua empresa. Boa leitura!
Quais são os equipamentos essenciais para o êxito de um evento?
Sabe quais são os equipamentos que todo bom evento deve ter? Então, descubra agora!
Impressora
A impressora é um equipamento que pode ser muito útil desde as etapas de planejamento até o dia da realização do evento. Isso porque, apesar de todas as tecnologias e mecanismos digitais, talvez haja a necessidade de impressão de documentos, etiquetas ou situações que exijam o seu uso de imediato.
Assim, ter uma impressora vai trazer agilidade e também economia para os organizadores. Caso haja a necessidade do uso de etiquetas, por exemplo, é possível confeccioná-las em plataformas de edição e deixar para imprimir apenas o que for necessário no dia do evento — ela ajuda a economizar tempo e dinheiro.
Tablets
Os tablets já se tornaram uma ferramenta essencial no mundo dos eventos. Com eles, os organizadores e o seu time têm fácil acesso a todas as informações do trabalho que está sendo realizado.
Esses equipamentos também viabilizam o uso de diversos aplicativos específicos para eventos, sendo muito úteis para digitalização de informações, comunicação interna ou, até mesmo, substituição de outros dispositivos, como os leitores de códigos de barras.
Nesse sentido, os aplicativos de credenciamento têm a funcionalidade de leitor de QR Code. Então, com a ajuda de um tablet, a leitura dos códigos que acompanham o documento de inscrição pode ser feita de maneira simples e rápida, sem a necessidade de um investimento em um equipamento próprio para essa função.
Modems e roteadores
Em plena era digital, é difícil imaginar a realização de eventos sem que haja um serviço de internet disponível — os aplicativos, os documentos armazenados em nuvem, a comunicação, as transmissões ao vivo, tudo isso normalmente depende do acesso a uma rede para funcionar.
Por esse motivo, a solução mais indicada é investir também na aquisição de modems e roteadores. Especialmente pela sua característica de mobilidade, com esses equipamentos, você e a sua equipe têm acesso garantido à internet, independentemente do local da realização do evento.
Leitor de código de barras
O leitor de código de barras é uma peça importante para a etapa de credenciamento. Os eventos, via de regra, envolvem uma grande quantidade de participantes. A agilidade desse controle de portaria transmite credibilidade para o trabalho dos organizadores.
Dessa forma, em vez de fazer a conferência dos participantes por meio das listas de papel, a tendência é que seja utilizado um leitor de código de barras para escanear o código presente no cartão de inscrição.
Isso evita a formação de filas enormes do lado de fora, fato este que provoca atraso na programação, sem deixar de mencionar a redução do cometimento de falhas que a automatização de tarefas proporciona.
Aplicativo de check-in
Como mencionado, os aplicativos de check-in são uma alternativa para substituir o leitor de código de barras. Eles também serão úteis no processo de credenciamento. Contudo, o seu funcionamento está condicionado a outros dispositivos, como tablets ou smartphones.
A vantagem dos aplicativos é que não há necessidade de adquirir ou alugar um equipamento próprio para uma única atribuição. É comum que a organização já tenha os tablets como uma ferramenta integrada à sua rotina de trabalho. Portanto, haverá apenas o acréscimo de mais uma funcionalidade.
Como funciona o aluguel de equipamentos?
O aluguel é a maneira mais simples e econômica para o seu evento, já que será você que determinará a quantidade de dispositivos necessários e o tempo que eles ficarão sob a sua posse. Com essas informações, a melhor solução é proposta para a sua empresa.
O primeiro passo, então, é solicitar o orçamento. Depois, a empresa responsável mostrará qual é a melhor solução e o seu negócio a receberá onde estiver, em qualquer local.
Quais são as principais vantagens?
Ficou interessado? Há diversas vantagens em alugar os equipamentos, aumentando a produtividade e a interação nos eventos. Confira quais são as principais!
Ausência de custos com manutenção e suporte
Já pensou em diminuir a equipe de manutenção da empresa ou não necessitar mais de empresas parceiras em suporte? Mesmo que você ache que é um sonho distante, isso é possível a partir do aluguel de equipamentos.
Se algum dispositivo apresentar erro ou problemas de funcionamento, a empresa parceira nos aluguéis será responsável por dar a devida manutenção nos equipamentos. Você não terá mais custos com isso. Dessa forma, a empresa poderá investir na locação de outros tipos de dispositivos ou usar os recursos em outras áreas.
Tranquilidade
Pensar em comprar, receber suporte e manutenção em dispositivos tira a tranquilidade de vários empresários. Eles pensam o que será do evento se os equipamentos apresentarem falhas. Com o aluguel, todo suporte fica por conta da empresa parceira, o que aumenta a tranquilidade da equipe em apenas desempenhar o papel proposto, sem perder tempo com outras funções.
Diminuição de custos
Com os motivos dispostos acima, a empresa diminuirá os custos, uma vez que não precisará comprar os dispositivos nem contratar uma equipe especializada em manutenção. Tudo isso sem deixar a qualidade dos equipamentos de lado.
Aluguel de acordo com as necessidades
Manter a qualidade com menor custo é possível quando o projeto de aluguel é realizado de acordo com as necessidades do evento. Em vez de comprar dispositivos que podem estar além ou aquém da atual demanda, os serviços contratados serão aqueles que a empresa necessita. Ou seja, sem desperdício.
Tecnologia de ponta
A tecnologia está em constante atualização. Todos os anos, novos aparelhos são lançados, fazendo com que os anteriores fiquem defasados e não apresentem o mesmo potencial de antes. Com isso, o investimento feito perde rapidamente valor de mercado.
Com o aluguel, essa preocupação não existe. A empresa poderá locar os dispositivos mais modernos do mercado, de acordo com a necessidade atual. Dessa maneira, o desempenho e a produtividade serão aumentados sem implicar na aquisição de novos itens.
As opções de equipamentos para eventos capazes de potencializar esse tipo de trabalho são muitas e devem ser pensadas de acordo com o perfil de atuação da empresa. Independentemente das estratégias adotadas, a tecnologia é a principal aliada no alcance de resultados de sucesso.
Ao procurar um aluguel de equipamentos para eventos, verifique se a empresa pode oferecer soluções personalizadas de acordo com a necessidade das suas programações. Assim, haverá redução de custos para a empresa e a satisfação dos participantes aumentará.
Ficou interessado em alugar equipamentos? Então, entre em contato agora mesmo conosco e veja como podemos ajudá-lo a diminuir os custos e aumentar a produtividade da equipe. Conte com a gente!
