A primeira impressão é que fica fica! Já ouviu essa frase, certo? Pois é, imagine então receber os convidados dos seus eventos com longas filas!

Dizem que os latinos americanos adoram filas, mas na verdade elas são cansativas e causam impaciência do público. Para não gerar uma imagem negativa e causar prejuízos ao seu evento, é preciso fazer uma boa gestão para evitar esse problema. Ter uma boa organização e planejamento evita transtornos e contribui para uma boa experiência dos participantes.

Neste artigo, veremos algumas dicas de como evitar filas em eventos, explorando as ações necessárias para driblar esse infortúnio. Quer entender mais sobre isso? Então continue a leitura para conferir!

Melhorar o treinamento da equipe

É muito importante que o clima entre os membros esteja harmonioso, por isso, é benéfico aprimorar ao máximo a comunicação interna da equipe, pois a falta dela pode gerar diversos conflitos e estresse.

Além de definir com detalhes o papel de cada um dos membros do time, treinar os funcionários para dar as boas-vindas, esclarecer dúvidas e solucionar eventuais problemas é crucial. Proporcionar um espaço confortável, com sinalização adequada e acesso facilitado também é importante.

Ter uma equipe do tamanho ideal

Como já dissemos, dividir as tarefas entre os membros de uma equipe é uma maneira de fazer um credenciamento mais eficiente e rápido. Concentrar todas as atividades em uma pessoa pode tornar o processo lento e você ter problemas.

A divisão pode ser feita dessa forma: uma parte da equipe fica responsável por validar o acesso na entrada, outra fica encarregada de entregar materiais, e a outra atém-se a organizar as filas e oferecer informações.

Para direcionar as pessoas às funções corretas é preciso se lembrar de observar o perfil delas. Por isso, deve-se ter um número adequado de pessoas contratadas.

Investir em aplicativos de recepção para realizar o check-in e o cadastro de forma mais ágil

Usar a tecnologia é bastante útil nesses casos. Aproveitar as tecnologias disponíveis para realizar as inscrições online é uma forma simples de evitar filas e poupar tempo de trabalho. O aplicativo de check-in oferece ao participante a alternativa de confirmar seu comparecimento por meio de smartphones ou tablets, gerando QRCodes para serem lidos ao chegar no evento.

Essa possibilidade simplifica o trabalho da equipe de organização, pois diminui a quantidade de pessoas na fila e evita atrasos pela automatização do processo de credenciamento.

Organizar o credenciamento por grupos e métodos de entrada

Separar os grupos de participantes em filas diferentes é uma ótima estratégia. Dividir por aqueles que fizeram a inscrição on line e de acordo com as funções das pessoas no evento — ouvintes, jornalistas palestrantes, palestrantes, vips, etc. — também é uma boa opção. Não esqueça que pessoas com necessidades especiais, idosos e gestantes sempre devem ter prioridade!

Quanto menos etapas, melhor, pois as filas diminuem bastante. Por isso, a entrada direta é a mais aconselhável. Retirar o ingresso em um guichê antes de entrar — comum em eventos — gera, além de desconforto, atrasos e longas filas.

Disponibilizar guichês de credenciamento suficientes para receber a quantidade de pessoas estimada é fundamental para controlar o fluxo. É preciso sempre buscar agilidade!

Para a entrega de brindes, se houver, é importante encaminhar o público a um setor separado, com o objetivo de evitar um gargalo nas portas principais.

Se alguma coisa não der certo, tenha o famoso plano B. Por exemplo, recentemente num show de humor, houve um atraso e o casa de espetáculo distribuiu cerveja para o pessoal que estava na fila. Genial, pois todos na fila ficaram felizes, enfim, os organizadores falharam de alguma forma gerando fila, mas minimizaram os efeitos de um fato negativo, gerando para o público uma experiência melhor demonstrando que se importaram com aquela situação chata.

Seguindo essas dicas, o seu evento, com certeza, se tornará mais agradável e eficiente, proporcionando que o primeiro contato do público com a equipe não seja cansativo e desgastante.

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