Entenda a importância de um bom relatório do evento

A sua empresa já participou ou criou algum tipo de evento? Essa atividade é fundamental para o sucesso do negócio em médio e longo prazo, por unificar times, permitir que o empreendimento tenha contato com novos clientes e fortelecer sua marca frente aos clientes já atendidos. Porém, para que o impacto seja real, é fundamental criar um relatório do evento, ou seja, coletar o máximo de informações e fazer uma cuidadosa análise de tudo.

Quer saber o motivo e como esses dados pós-evento otimiza os resultados do seu negócio? Então, veja o post abaixo!

Como os eventos podem influenciar no dia a dia do negócio?

Existem dois tipos de eventos corporativos. Há aqueles que são realizados internamente e são restritos aos profissionais do time da companhia. Há, também, os que são externos, enfim, voltados para branding (fortalecimento da marca) ou buscar novos clientes ou expor novos produtos como feiras e exposições, por exemplo.

Ambos influenciam o negócio de formas diferentes. No primeiro cenário, o evento corporativo voltado para o negócio é crucial para o time se manter unido, para divulgar novas campanhas e programas de bonificação ou bônus. Os profissionais da empresa poderão se conhecer melhor, trocar ideias e entender a sua importância para a organização. Ou seja, eles auxiliam o time a ser mais engajado e integrado no seu dia a dia.

Já os eventos externos auxiliam a companhia a ter mais competitividade e acesso a novos mercados. A empresa poderá entrar em contato com os produtos de concorrentes, conhecer novos parceiros comerciais e realizar negócios. Ou seja, eventos externos são fundamentais para manter a companhia lucrativa.

Qual é a importância de gerar relatórios sobre o evento corporativo?

Em ambos os casos citados acima, o evento se torna realmente muito benéfico para o negócio se a companhia é capaz de obter insights sobre ele. Ou seja, a realização de pesquisas e todo tipo de coleta de dados conjugada com a posterior análise disso e a criação de um relatório analítico do evento é algo fundamental para o negócio avaliar a importância da atividade e o que pode ser feito para maximizar a sua competitividade e resultados.

Em outras palavras, o relatório do evento auxilia o gestor a ter uma noção melhor sobre os ganhos que o negócio pode ter com a atividade. Desde a percepção dos colaboradores sobre as decisões dos líderes às tendências do mercado, muitas são as informações que podem ser auferidas com pesquisas realizadas nesses locais. Portanto, sempre realize pesquisa e analise os dados coletados como uma ferramenta estratégica.

Quais estratégias utilizar para entender melhor o impacto do evento no negócio?

Para criar o seu relatório analítico do evento, é importante utilizar algumas estratégias. Confira abaixo alguns passos que reduzem riscos e evitam que o seu documento não seja capaz de fornecer bons insights.

1. Planejar, Planejar, Planejar

Todas as ações do negócio durante o evento devem ser planejadas de forma minuciosa. Esse passo evita erros e imprevistos: um bom planejamento terá todas as medidas a serem tomadas para mitigar riscos, os possíveis custos e a distribuição de responsabilidades.

O planejamento também trará as medidas para a coleta de dados. Desde o uso de tablets ao tipo de pergunta feita, todos os pontos estarão traçados previamente, auxiliando o levantamento de dados.

2. Dê prioridade para conteúdos digitais e interatividade. Esqueça os folders e material gráfico

Para que a sua participação no evento (ou a sua realização) seja conhecida, é importante investir em bons materiais gráficos. Eles permitem que o negócio atinja o seu público-alvo e atraia mais pessoas para a sua participação.

2. Planeje todo o evento

3. Conheça o público-alvo

Para que a sua pesquisa de levantamento de dados seja bem estruturada, é importante conhecer o público-alvo do evento. Avalie, portanto, qual é o perfil dos participantes antecipadamente e, com tais dados, crie perguntas que sejam realmente relevantes. Dessa maneira, o relatório do evento terá insights muito mais inteligentes.

4. Realize pesquisas

A partir dos passos acima, faça uma pesquisa contínua em todos os dias do evento. Utilize tablets para dar mais mobilidade aos pesquisadores e disponibilize a pesquisa pela web. Dessa forma, você terá um número maior de registros à sua disposição no momento em que o relatório for criado.

5. Tenha um bom conjunto de equipamentos

Durante a pesquisa, é importante que a empresa tenha bons meios para a coleta e o armazenamento de dados. Utilizando os dispositivos corretos, o negócio evita falhas, amplia a abrangência da sua atividade e garante que o nível de previsão do relatório do evento seja maior.

Portanto, sempre busque equipamentos que dão mobilidade aos pesquisadores, como tablets. Se o negócio não tiver os dispositivos, o aluguel pode ser uma boa escolha. Assim, a mobilidade da pesquisa será mantida sem comprometer os seus custos.

6. Analise os dados coletados

O último passo será crucial para a criação do relatório do evento. Reúna todas as informações coletadas em um ambiente centralizado e seguro, e faça uma análise completa sobre os registros.

O primeiro passo nesse processo é a eliminação de dados que não sejam úteis. A partir dos objetivos do seu relatório, elimine qualquer informação que não seja útil. Isso reduzirá o número de ruídos e tornará o seu documento mais preciso.

Categorize as informações e faça testes de cruzamento de dados. Esse processo permite que o analista obtenha novos insights e encontre respostas mais inovadoras para as suas questões.

Por fim, prepare um relatório do evento que seja objetivo na medida certa e transparente. As informações devem estar bem distribuídas, com uma apresentação correspondente à linguagem da companhia e com mecanismos gráficos para complementar as ideias do texto. Desse modo, os insights do relatório poderão ser incorporados ao dia a dia do negócio e a companhia terá mais meios para se manter competitiva.

A realização de eventos faz parte do dia a dia de qualquer empresa. A criação dos eventos internos, por exemplo, auxilia na integração de times, na divulgação de novidades e na busca por uma equipe mais engajada.

Quando o evento é externo, ele fornece a possibilidade de o negócio ter contato com os seus concorrentes e possíveis parceiros comerciais. A companhia estará em um ambiente diversificado e com um grande número de possíveis clientes.

No entanto, para que esses momentos sejam aproveitados, é fundamental investir em pesquisas. Elas podem ser utilizadas na criação de um relatório com uma visão abrangente sobre o impacto do evento no negócio e como ele pode contribuir para a criação de oportunidades de vendas no futuro.

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