A tecnologia usada na sua empresa, atende sua demanda atual, ou é deficitária? Para saber isso, um diagnóstico de TI pode ser a melhor forma de ter a resposta exata.
Por meio dele, é possível a empresa conhecer de forma detalhada qual a situação atual da tecnologia, se é suficiente ou carente. Além disso, apresenta pontos a melhorar e situações que merecem uma atenção urgente.
Afinal, em um mundo cada vez mais tecnológico, perder segundos — ou minutos — por conta de um computador lento pode significar horas e mais horas ao final do mês de funcionários ociosos. Como contrapartida, há perda de dinheiro.
Por isso, o diagnóstico de TI é o primeiro passo que toda empresa deve dar para melhorar sua operação, se tornar mais eficiente e se destacar frente à concorrência. Quer saber mais sobre como funciona, e qual a melhor solução na hora de inovar seu parque tecnológico? Confira o artigo abaixo e tire suas dúvidas!
O que é um diagnóstico de TI?
Antes de começar a desenvolver um diagnóstico de TI, é necessário conhecer esse conceito. Ele é basicamente um documento que contém a situação atual sobre a gestão dos recursos tecnológicos utilizados por uma empresa, para a implementação de seus processos ou atividades, para prestar um serviço.
Existem diferentes formas de realizar um diagnóstico de TI, e geralmente se aplica em empresas que possuem alta infraestrutura tecnológica.
Mas também é uma boa prática para empresas de médio e pequeno porte, que possuem projeções de crescimento de curto ou longo prazo e precisam de avaliação constante.
Aliás, por meio do diagnóstico é possível saber a situação atual do parque tecnológico da empresa (computadores, impressoras e outros equipamentos), seu uso, necessidades, déficits ou superavit de recursos, entre outros.
Como funciona o diagnóstico?
Para a elaboração do diagnóstico de TI, deve-se ter a metodologia correta, que é composta por quatro fases:
Fase 1: Abordagem situacional
Analisar o problema como um todo e ao mesmo tempo indicar os subcomponentes que o compõem, abordando-o de um ponto de vista sistêmico.
Fase 2: Coletar as informações
Aqui, se elabora, por exemplo, entrevistas, questionários ou outras ferramentas para obter informações que suportem a situação atual do departamento de TI e tudo relacionado a ele.
Fase 3: Análise SWOT
Aqui entram detalhes, tanto os pontos fortes quanto as oportunidades apresentadas pelo departamento de TI, bem como aqueles que estão fora dele, mas influenciam diretamente no seu funcionamento.
A parte externa que são oportunidades e ameaças que estão ao redor do departamento e aquelas que afetam direta ou indiretamente.
Fase 4: Prognóstico
Aqui são descritos os achados obtidos nas fases anteriores, fazendo uma avaliação de cada um dos itens.
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Importância da avaliação organizacional
Antes de conhecer a parte tecnológica, é preciso ter clareza sobre a razão de ser da empresa, pois dependerá tanto da missão quanto da visão, do compromisso da organização em oferecer seus serviços utilizando TI.
Além disso, visa-se conhecer os diferentes níveis de comando. Para o qual os seguintes elementos da organização devem ser incorporados no diagnóstico:
- Missão
- Visão
- Valores e princípios
- Estrutura Organizacional
- Funções Gerais
Também é feita a avaliação da função operacional e funcional, considerando os seguintes pontos:
Qualidade dos serviços
Aqui se avalia o quão eficaz e eficiente são os serviços oferecidos aos clientes, fazendo uso de equipamentos de informática e demonstrando a capacidade de fornecer produtos que atendam às necessidades dos clientes.
Competências, capacidades e habilidades do pessoal
São apresentadas as competências, capacidades e habilidades profissionais do pessoal que trabalha na empresa e faz uso de algum dispositivo tecnológico pertencente a ela, para realizar suas atribuições.
Podem ser apresentados de acordo com a área ou departamento a que pertence o colaborador e indicar o seu cargo e os respectivos indicadores acima mencionados.
Eficiência e carga de trabalho
A carga de trabalho é o conjunto de atividades ou obrigações a que um trabalhador é submetido durante sua jornada de trabalho.
Portanto, a eficiência e a carga de trabalho são assumidas como o conjunto de técnicas que podem ser aplicadas para a medição do trabalho e determinar o número de colaboradores necessários para o desempenho eficiente das funções atribuídas.
Em seguida, deve ser elaborada uma tabela que inclua as diversas atividades realizadas em cada um dos postos de trabalho, para identificar claramente os procedimentos e tarefas que a empresa exige nas diferentes unidades de trabalho, que serão objeto de análise e avaliação de carga de trabalho.
Avaliação dos aspectos técnicos
Durante o diagnóstico de TI, os aspectos técnicos da empresa também passarão por avaliação, visando por exemplo identificar eventuais gargalos tecnológicos que possam existir. Nesse ponto, o diagnóstico observa:
Materiais e equipamentos
Aqui serão descritos todos os dispositivos externos de armazenamento, dispositivos de saída, materiais para manutenção preventiva e corretiva de estações de trabalho e servidores, dispositivos reguladores de tensão e equipamentos de ar-condicionado.
Software
Está subdividido em várias categorias: (Sistemas Operacionais, Administradores de Banco de Dados, ERP, CRM, Software Próprio, outros), o ambiente em que operam é detalhado em tabela, verificação de atualizações, controle de versão, bibliotecas e softwares de suporte.
Avaliação de Sistemas
É feita uma descrição dos procedimentos mais significativos e relevantes para a empresa. Entre eles, faturamento, contas-chave, contas a receber, para citar alguns. Ao mesmo tempo, se propõe como é executado no sistema e após avaliá-lo de acordo com a norma ISO 27001:2013 (sistema de gestão de segurança SGSI).
Também se incorpora a organização dos arquivos, algum padrão de programação utilizado para o desenvolvimento de sistemas próprios. Tudo isso se for na empresa ou na área ou departamento de TI.
Relativamente à avaliação de acordo com a norma ISO, pode fazer uma matriz de risco, associada ao procedimento abordado.
Informações geradas
As informações mais significativas para a tomada de decisões da administração e dos principais departamentos ou áreas da empresa são descritas de forma geral, expressas através dos relatórios, mencionando os diferentes estruturas ou modelos em que se apresentam e indicam se são dinâmicos ou não, a área a que correspondem, portabilidade e controle de segurança.
Avaliação do andamento dos sistemas
São as metodologias (XP, SCRUM, RUP, iWEB, outros) que se usa no desenvolvimento dos próprios sistemas, e como é feito o monitoramento do seu andamento.
De acordo com o planejamento, se verifica sua conformidade com base nas datas estipuladas. Se especifica também se estão atendendo a um padrão ou norma estabelecida para o desenvolvimento dos sistemas.
Software, aplicativos e hardware adquiridos
Em termos de licenças é especificado os softwares e aplicativos utilizados, sejam eles ferramentas de design, automação de escritório, utilitários, outros, com o tipo de licença e data de aquisição e vencimento.
Em termos de hardware, estão incluídos por exemplo todos os equipamentos de informática, backup, servidores, outros, subdivididos em categorias. Elas devem mencionar especificações técnicas de cada um deles e a área ou departamento em que está localizado.
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Importância do diagnóstico de TI
O diagnóstico de TI é um trabalho complexo, razão pela qual uma equipe de trabalho deve ser formada com habilidades de comunicação, trabalho em equipe, organização, gestão, capacidade de observação e análise objetiva, conhecimento de sistemas de computadores, conhecimento de tecnologias de rede, virtualização, segurança, arquitetura de hardware, entre outros.
Além disso, deve-se observar a situação existente para caracterizar e identificar os pontos vulneráveis e causais. Ao mesmo tempo, aplicar uma ordem lógica às informações e elaborar um plano de trabalho.
Dessa forma, para realizar o diagnóstico de TI, é muito importante analisar e desenhar os formatos de perguntas e entrevistas, conhecer em detalhe a situação atual do departamento de tecnologia da informação e alguns aspetos gerais da empresa.
Importante ainda que ao longo do processo se adicione tabelas estatísticas. Além de ser muito importante refletir as descobertas através de gráficos, usando para isso softwares e ferramentas de processamento de dados, como Microsoft Excel ou Power BI.
Portanto, é possível compreender que por meio do diagnóstico de TI, é possível ter um panorama detalhado de toda a situação tecnológica da empresa. Isso servirá de base para investimentos ou correções que sejam necessárias.
Por fim, esperamos que tenha compreendido como funciona o diagnóstico de TI e sua importância para toda empresa. E caso realize o seu, saiba que a locação de equipamentos pode ser uma excelente alternativa para atualizar seu parque tecnológico.
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