Organizar um evento não é tarefa fácil e muito menos rápida. Exige uma equipe experiente, o uso inteligente do orçamento, uma logística eficiente, uma divulgação atraente e outros fatores essenciais para um evento de sucesso. Por isso, um evento de impacto não demanda apenas investimentos financeiros, ele necessita, sobretudo, de planejamento, dedicação e tempo. A dedicação você pode garantir em abundância, mas o tempo é sempre curto demais e, portanto, é fundamental que ele seja otimizado. Para isso, planejar com cuidado e prudência é crucial.
Mas um bom planejamento conta, sem exceções, com a disponibilidade rápida de equipamentos. A disponibilidade de equipamentos é o fator que garantirá que sua equipe não se depare com qualquer tipo de imprevisto na hora de execução de um evento ou, pior, que os participantes e os clientes sejam prejudicados por qualquer motivo. Isso pode ocorrer desde uma longa espera na hora do credenciamento até a falta de um equipamento no início de uma atração.
É por isso e pelos detalhes a seguir que a disponibilidade rápida de equipamentos é crucial durante um evento. A razão primordial de prever e se preparar para qualquer tipo de adversidade é garantir a satisfação do público e de sua clientela e, portanto, um evento de sucesso. Continue conosco e entenda o porquê dessa importância!
Saiba onde pisar com a disponibilidade rápida de equipamentos
Antes de qualquer outra coisa, é importante para o bom andamento de um evento que a organização seja franca sobre um único ponto: não importa o quão completo e perfeito seja o planejamento, imprevistos ocorrerão. A disponibilidade rápida é justamente sobre isso: quando os imprevistos ocorrerem, sua equipe não improvisará, pois existe um plano B com o qual é possível contar.
Um dos motivos da disponibilidade de equipamentos ser imprescindível para o sucesso de um evento é a garantia de flexibilidade. Se por um despreparo seu evento acontecesse com um número exato de equipamentos, a chance de uma lacuna surgir e permanecer aberta durante todo o evento seria enorme.
Por isso, é fundamental que haja sempre equipamentos reservados para quando algum instrumento de trabalho apresentar defeitos, você possa substitui-lo com agilidade. No final, isso fará toda diferença, pois obstáculos e imprevistos acontecem. Isso é compreensível, mas aos olhos de seus clientes e público, não lidar e não estar preparado para um imprevisto não é nem um pouco compreensível.
Ao mesmo tempo, se em face de um problema inesperado a organização do seu evento agir de forma rápida e simples, aquele incômodo será completamente esquecido em face da competência e do alto nível de preparo da sua equipe.
Entenda como garantir a disponibilidade de equipamentos
É nesse ponto que entra o orçamento e planejamento inteligentes. A disponibilidade rápida não significa que a sua empresa deve arcar com a compra de todos os equipamentos e recursos, ativos e reservas, necessários para a execução de um evento.
Há estratégias com melhor custo-benefício e com garantias que envolvem o aumento na agilidade da resposta, na redução de custos, na melhoria da logística e, por fim, em uma maior produtividade. Estamos falando, sobretudo, da terceirização e da contratação de uma prestadora de serviços que forneça os recursos desejados por você.
Digamos que você deseja realizar um evento para o lançamento de um novo produto. Além de imagens e amostras desse novo item, a apresentação também utilizará de gráficos e estatísticas sobre a qualidade, os custos e a expectativa do mercado em relação ao novo projeto de sua empresa.
No entanto, o número de convidados e clientes em potencial é elevado e você teme que a distância da mesa central e do telão prejudique a compreensão e se torne um desconforto para alguns dos convidados. Uma saída para esse empecilho é recorrer aos dispositivos eletrônicos, como o tablet, e compartilhar os slides com a plateia.
Portanto, você decide em contratar um serviço de aluguel de tablets. Desse modo, a sua empresa terá um custo momentâneo com o aluguel dos equipamentos e, ao mesmo tempo, garantirá que imprevistos sejam cobertos com rapidez e eficiência. Pois a empresa contratada se compromete com a manutenção e suporte durante 24 horas seja onde for o seu evento.
Desse modo, a disponibilidade de equipamentos é atendida a partir de um suporte dedicado e rápido de uma empresa contratada, permitindo que obstáculos não previstos sejam solucionados com celeridade e com o menor incômodo possível. Isso sem gerar efeitos adversos à experiência positiva do público e dos clientes de seu evento.
Saiba que o imprevisto é compreensível, mas a falta não
É fundamental, portanto, que o seu evento conte com uma equipe de Planejamento e Controle de Manutenção (PCM). Ela será responsável por definir qual equipamento merece maiores cuidados ou dedicação: seja pela quantidade necessária, pelo tempo de uso, pelas configurações específicas ou pelo próprio manuseio.
Entretanto, como dissemos, a equipe de organização de um evento corre contra o tempo. Desse modo, uma das formas de otimização é contratar uma empresa que se responsabilize tanto pelos equipamentos quanto pelo cálculo de disponibilidade dos equipamentos requisitados para seu evento.
Procure, portanto, por empresas que forneçam dado claros de um Planejamento e Controle de Manutenção personalizado em função das suas necessidades e objetivos. As prestadoras de serviços que atuam a partir do aluguel de equipamentos para eventos, como os tablets, são uma ótima saída. O aluguel de tablets é uma estratégia para contornar surpresas desagradáveis e necessidades inesperadas durante um evento.
O emprego de tablets é um meio pelo qual seu evento não só será mais moderno e sofisticado, como terá resultados positivos e eficientes no uso do tempo desde o credenciamento, garantindo maior agilidade e produtividade. Ao mesmo tempo, ao contratar um serviço de locação, a empresa contratada, como a Tec Mobile, garante que o suporte, a troca e a disponibilidade equipamentos para seu evento. Dessa maneira, os recursos disponíveis deixam de ser uma preocupação e eliminam as chances de seus clientes e parceiros passarem por experiências negativas.
Gostou deste post? Veja mais sobre estratégias de planejamento e aprofunde seus conhecimentos sobre produção de eventos!
