A empresa deve fornecer equipamentos para home office?
A empresa deve fornecer equipamentos para home office? Sim, a empresa deve fornecer os equipamentos necessários para o trabalho em home office, conforme previsto na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).
De acordo com o artigo 2º da CLT, é responsabilidade do empregador arcar com os custos da atividade econômica, incluindo os meios para o funcionário desempenhar suas funções remotamente.
Além disso, a Reforma Trabalhista (Lei 13.467/2017) introduziu o artigo 75-D, que determina que o contrato de teletrabalho deve especificar as responsabilidades pela aquisição, manutenção e fornecimento dos equipamentos, bem como o reembolso de despesas.
A empresa deve fornecer notebook, celular, tablet ou computador. Para evitar conflitos futuros, recomenda-se formalizar essas condições em contrato ou aditivo, garantindo segurança jurídica para ambas as partes.
E, claro, no artigo de hoje, a Tec Mobile falará mais sobre se a empresa deve fornecer equipamentos para home office!
A empresa é obrigada por lei a fornecer equipamentos para home office?
Sim. De acordo com a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), é responsabilidade do empregador arcar com os custos necessários à execução da atividade econômica, o que inclui os instrumentos de trabalho utilizados no home office.
Ou seja, se o funcionário vai exercer suas funções remotamente, a empresa deve garantir que ele tenha os recursos adequados para isso, seja fornecendo os equipamentos ou reembolsando os custos, desde que estejam previstos em contrato.
Além disso, a legislação considera que o trabalhador não pode ser penalizado ou ter que custear ferramentas para o exercício da sua função, especialmente se ele foi contratado para atuar em regime de teletrabalho.
Quais leis regulamentam o fornecimento de equipamentos no teletrabalho?
A principal legislação que regulamenta o teletrabalho no Brasil é a Lei 13.467/2017, conhecida como Reforma Trabalhista. Ela introduziu os artigos 75-A a 75-E na CLT, definindo os direitos e deveres de empregadores e empregados no regime de home office ou teletrabalho.
Destaca-se o artigo 75-D, que determina que as responsabilidades pela aquisição, manutenção ou fornecimento dos equipamentos, bem como o reembolso de despesas, devem constar em contrato escrito, firmado entre as partes.
Esse contrato pode ser feito previamente ou até 30 dias após o início do trabalho remoto. Dessa forma, fornece segurança jurídica tanto ao empregador quanto ao empregado.
A empresa deve pagar pela internet do funcionário?
Depende da situação. Se a internet for importante para o desempenho das atividades e não tiver sido prevista no contrato como uma despesa do trabalhador, o empregador pode ser responsabilizado por esse custo. A legislação não impõe o reembolso automático, mas determina que deve haver acordo contratual entre as partes.
No entanto, se a conexão contratada for utilizada exclusivamente para o trabalho, ou se o colaborador tiver que fazer um upgrade de velocidade para atender às demandas da empresa, é recomendável que o empregador arque com esse custo ou ofereça ajuda de custo proporcional.
A ausência de previsão contratual gera discussões trabalhistas futuras.
A energia elétrica consumida no home office deve ser reembolsada pela empresa?
Essa é uma questão mais complexa, pois o uso de energia elétrica no domicílio é considerado uma despesa ordinária, já presente antes da atividade remota.
No entanto, se houver aumento significativo nos gastos, principalmente em casos de uso de equipamentos potentes fornecidos pela empresa, pode ser considerado razoável o pagamento de uma ajuda de custo.
O indicado é que esse reembolso também esteja previsto em contrato ou aditivo. A empresa pode oferecer um valor fixo mensal, desde que baseado em uma estimativa real e proporcional aos custos gerados pela atividade laboral.
Quais são os equipamentos mínimos que a empresa deve fornecer?
Os equipamentos variam conforme a função… sendo os principais deles:
- Notebook ou desktop completo (com monitor, teclado, mouse e cabos);
- Celular corporativo (em funções que exigem comunicação constante);
- Mesa e cadeira ergonômicas, quando houver exigência de postura adequada;
- Acesso a softwares licenciados, se aplicável;
- Headsets ou fones de ouvido, no caso de reuniões online frequentes
O funcionário pode usar seu próprio computador no home office?
Sim, o funcionário pode utilizar seu próprio computador no home office, desde que concorde expressamente com isso e o equipamento atenda aos requisitos mínimos necessários para o desempenho das suas funções.
No entanto, essa prática exige cautela. Se o colaborador for obrigado a utilizar o próprio dispositivo sem nenhum tipo de compensação ou contrato específico, a empresa pode ser responsabilizada por danos ou falhas, além de possíveis reclamações trabalhistas.
Indica-se que o uso de equipamentos pessoais seja excepcional, temporário e previsto em contrato ou termo de responsabilidade, especificando condições de uso, suporte técnico e eventuais reembolsos por manutenção ou danos.
A empresa pode exigir que o funcionário utilize equipamentos pessoais?
Não, a empresa não pode exigir que o funcionário use seus próprios equipamentos para trabalhar remotamente.
Segundo o artigo 2º da CLT, os custos da atividade econômica devem ser arcados pelo empregador, incluindo os meios para a prestação de serviço em home office. Exigir que o colaborador utilize equipamentos próprios sem compensação pode ser considerado uma prática irregular.
Caso o funcionário aceite essa condição, será preciso formalizar o acordo por escrito, com cláusulas claras sobre o uso, proteção de dados e ressarcimento de eventuais gastos extraordinários.
Mesmo com essa formalização, o recomendado é que a empresa forneça os recursos necessários, principalmente em contratos de longo prazo ou posições que demandam maior carga de trabalho.
Quando a ajuda de custo no home office é obrigatória?
A ajuda de custo é obrigatória quando o trabalho remoto impõe ao colaborador gastos adicionais diretamente relacionados ao exercício de sua função.
Isso inclui, por exemplo, aumento no consumo de energia elétrica, necessidade de contratar internet mais veloz ou uso de telefone para contato com clientes e fornecedores.
De acordo com o artigo 75-D da CLT, esses pontos devem estar descritos em contrato. Se o colaborador tiver que investir em recursos que normalmente seriam oferecidos pela empresa no ambiente físico, entende-se que houve despesa extraordinária, e o empregador deve compensá-lo de forma proporcional e comprovada.
É necessário um contrato específico para o home office?
Sim, é necessário um contrato ou aditivo contratual específico quando o regime de trabalho for home office ou teletrabalho.
A legislação, o artigo 75-C da CLT, exige que a prestação de serviços nessa modalidade seja formalizada por escrito, indicando:
- As atividades realizadas;
- Os equipamentos fornecidos;
- As condições de reembolso ou ajuda de custo;
- A forma de controle de jornada, quando houver.
Esse contrato assegura segurança jurídica para ambas as partes e evitar conflitos futuros relacionados a obrigações, fornecimento de estrutura ou pedidos de indenização.
A empresa deve fornecer cadeira e mesa adequadas?
Sim, principalmente quando a função exige longos períodos em frente ao computador. Embora a lei não determine a obrigação de fornecer cadeira e mesa, ela impõe o dever de garantir condições adequadas de ergonomia, saúde e segurança no trabalho.
Deixar de oferecer uma estrutura mínima pode acarretar problemas de saúde ao trabalhador, além de expor a empresa a ações trabalhistas e indenizações.
Portanto, fornecer mobiliário ergonômico é uma prática recomendada e, em alguns casos, necessária para certificar a integridade física do colaborador no home office.
O funcionário pode solicitar reembolso por equipamentos comprados por conta própria?
Sim, o funcionário pode solicitar reembolso caso tenha adquirido equipamentos para exercer suas funções em home office, desde que esses itens sejam necessários ao trabalho e não tenham sido fornecidos pela empresa.
No entanto, para que haja a obrigatoriedade do reembolso, é importante que a compra tenha sido autorizada previamente ou que a empresa tenha ciência da necessidade e da ausência de fornecimento.
Se o trabalhador realizar a compra por iniciativa própria, sem comunicação formal, a empresa não é legalmente obrigada a reembolsar, embora possa fazê-lo como forma de boa-fé e reconhecimento do esforço.
A empresa pode doar ou ceder os equipamentos em regime de comodato?
Sim. A empresa pode ceder os equipamentos ao trabalhador por meio de um contrato de comodato, que é um empréstimo gratuito de bens com prazo determinado.
Essa prática é comum no home office e permite que o colaborador utilize notebooks, cadeiras, mesas e outros equipamentos da empresa em sua residência, com a responsabilidade de zelar por eles.
O contrato de comodato deve conter cláusulas claras sobre o uso dos equipamentos, manutenção, responsabilidade por danos e condições de devolução em caso de rescisão contratual ou desligamento.
A doação, por outro lado, transfere a posse definitiva ao funcionário e só deve ser feita em situações específicas, como encerramento de contrato ou descarte de bens depreciados.
A ajuda de custo pode ser considerada salário?
Em regra, não. A ajuda de custo oferecida pela empresa para cobrir despesas com internet, energia ou outros gastos do home office não é considerada verba salarial, desde que seja paga com base nos gastos realizados pelo empregado.
Para evitar que a ajuda de custo seja incorporada ao salário, é preciso que ela esteja prevista em contrato e tenha comprovação dos valores, ou seja, não deve ser paga como um valor fixo sem critério ou de forma recorrente com características de remuneração.
A ausência desse cuidado gera encargos trabalhistas para a empresa e abre margem para ações judiciais.
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A política de fornecimento deve ser igual para todos os funcionários?
Sim, a política de fornecimento de equipamentos e ajuda de custo deve ser uniforme para funcionários que estejam em condições semelhantes de trabalho.
Tratar colaboradores de maneira desigual configura discriminação e resulta em reclamações trabalhistas por isonomia.
No entanto, é possível adaptar a política conforme as funções desempenhadas, pois cargos com demandas diferentes exigem recursos diferentes. O importante é que as regras estejam documentadas e que haja transparência e coerência na aplicação.
Em caso de desligamento, quem deve arcar com o transporte dos equipamentos?
A responsabilidade pelo transporte dos equipamentos após o desligamento é, geralmente, da empresa, principalmente quando os bens foram cedidos em comodato.
A empresa deve providenciar a coleta ou envio dos itens, evitando que o colaborador arque com custos não previstos. Para evitar conflitos, essa responsabilidade deve estar especificada em contrato ou termo de devolução.
A empresa pode suspender a ajuda de custo durante férias ou afastamentos?
Sim. A empresa pode suspender a ajuda de custo durante períodos de inatividade, como férias, licenças médicas ou afastamentos.
Como a ajuda é destinada a cobrir despesas do trabalho remoto, sua suspensão durante esses períodos não caracteriza irregularidade, desde que isso esteja claro em política interna ou contrato.
Essa prática evita que a ajuda de custo seja confundida com parte do salário e reforça o caráter indenizatório do benefício.
O que fazer se o equipamento fornecido quebrar ou apresentar defeito?
Caso o equipamento fornecido pela empresa apresente defeito, é responsabilidade do empregador realizar a manutenção, substituição ou troca do item, uma vez que ele faz parte das ferramentas de trabalho.
O colaborador deve informar imediatamente o setor responsável para que as providências sejam tomadas.
Muitas empresas preveem esse tipo de situação em contrato, inclusive com prazos para substituição emergencial, principalmente quando o trabalho depende exclusivamente do bom funcionamento do equipamento.
Quais cuidados legais a empresa deve ter ao formalizar o home office?
A formalização do home office exige atenção jurídica e deve ser feita por meio de contrato ou aditivo contratual, conforme determina o artigo 75-C da CLT.
Esse documento deve descrever as seguintes informações:
- Modalidade de trabalho e atividades realizadas;
- Equipamentos fornecidos pela empresa;
- Política de reembolso ou ajuda de custo;
- Responsabilidades de manutenção e devolução;
- Regras de ergonomia e segurança do trabalho;
- Forma de controle de jornada, se houver.
Além disso, é preciso manter um termo de responsabilidade para o uso de equipamentos e um treinamento básico sobre segurança da informação.
É possível fornecer um valor fixo mensal para cobrir todas as despesas do home office?
Sim, é possível fornecer um valor fixo mensal para ajudar nas despesas do home office, como internet, luz, telefone e pequenos reparos. Contudo, para que essa ajuda não seja caracterizada como salário, o valor deve ser compatível com os gastos efetivamente realizados pelo trabalhador.
A empresa deve ter critérios e documentos sobre o valor da ajuda de custo e, preferencialmente, fazer esse repasse mediante comprovação dos gastos. Essa prática é comum e legalmente aceita, desde que haja transparência, proporcionalidade e registro em contrato.
O que caracteriza uma despesa extraordinária no teletrabalho?
Despesas extraordinárias no teletrabalho são aquelas que o trabalhador não teria normalmente se estivesse atuando presencialmente na sede da empresa.
Exemplos incluem:
- Compra de internet mais rápida ou dedicada exclusivamente ao trabalho;
- Conta de luz mais alta por uso de equipamentos da empresa;
- Aquisição de cadeira ergonômica, headset ou monitor exigido pela função;
- Softwares ou licenças específicas exigidas para desempenhar as atividades.
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