O Lean TI é uma das melhores metodologias para empresas que não desejam gastar recursos com coisas não importantes. É manter o foco e ser eficiente.
O sistema Lean é particularmente fértil para realizar essa transformação, inovando e ganhando competitividade. Verdadeira filosofia, a gestão enxuta visa melhorar o desempenho da empresa, encontrar o equilíbrio entre produtividade, qualidade, respeito a prazos e custos.
E com um em cada cinco clientes expressando interesse em produtos personalizados, não é de se admirar que o aumento da customização em massa esteja mudando a maneira como as empresas operam. Muitas inclusive estão se voltando para a fabricação de alto e baixo volume e focando em experiências e insights orientados por dados para atender consequente afluxo de produtos.
As empresas estão sendo forçadas a criar uma proposta diferenciada, o que significa pressão adicional para produzir produtos de alta qualidade com mais rapidez, eficiência e custo mais baixo do que nunca.
O método lean – baseado no trabalho colaborativo, na melhoria contínua e na eliminação de desperdícios – pode ser a ferramenta ideal para quem deseja otimizar sua empresa e ser mais eficiente. E o mesmo se aplica ao método Lean TI, como explicamos no artigo que compartilhamos abaixo!
O que é Lean?
Lean é um sistema de gestão dentro de uma empresa que visa minimizar o desperdício, a fim de gerar o máximo de valor agregado possível. Lean tende, portanto, a expressar a ideia de que tudo o que é supérfluo deve desaparecer para melhorar a gestão de fluxos.
Trata-se de aproveitar melhor os recursos da empresa, como matérias-primas, tempo, viagens, capital e mão-de-obra, de forma a aproveitá-los ao máximo e assim satisfazer ao máximo o cliente.
Origens da metodologia Lean
No início do século XX, Henry Ford começou a estabelecer cadeias produtivas, bem como algumas mudanças dentro de sua empresa, que hoje podem ser relacionadas ao termo Lean.
Então, das décadas de 1950 a 1970, a empresa Toyota desenvolveu as bases do que hoje é chamado de produção enxuta. De fato, a partir de 1949, Taiichi Ohno, então gerente da Toyota, queria melhorar o sistema de produção da empresa para que se tornasse mais eficiente e rentável, por isso criou o Toyotismo (Sistema Toyota de Produção – TPS), hoje reconhecido como um dos pilares da manufatura enxuta.
Um exemplo ainda mais antigo da abordagem enxuta é o modo de fast food criado pelo McDonald ‘s, o Speedee Service System. Em 1948, as cozinhas já eram projetadas para que cada ação ou etapa do processo ocorresse da maneira mais eficiente possível.
Hoje, as instruções da equipe ainda incluem o número exato de fatias de picles e gotas de molho que cada hambúrguer deve conter. E o número de segundos que a carne deve ser grelhada de cada lado.
Jim Womack e Daniel Jones, os dois pesquisadores do MIT que estudaram esse sistema nas décadas de 1980 e 1990 ajudaram a democratizar o conceito de produção e gestão Lean escrevendo o famoso livro: “A máquina que mudou o mundo”.
Quais os objetivos do Lean?
O objetivo principal é otimizar o valor oferecido aos clientes, limitando o desperdício. Em outras palavras, o sistema para fornecer aos clientes um produto ou serviço perfeito deve ser tão perfeito quanto o próprio produto ou serviço.
Todo o sistema deve ser analisado e adaptado de forma a aumentar o valor final, reduzindo adequadamente os custos, o trabalho e os atrasos. É assim que o negócio se tornará mais eficiente e poderá atender às expectativas dos clientes de maneira eficaz.
A empresa pretende transformar o que se chama de inputs em outputs que agreguem mais valor aos clientes uma vez “transformados” ou “processados” pela empresa. O problema de muitas empresas é que essa transformação ou tratamento nem sempre é tão eficiente quanto poderia ser e os processos podem ser falhos, muito caros ou mesmo muito demorados.
Todos problemas que afetam os clientes quando eles expressam a necessidade de obter determinados produtos. É aqui que entra a produção enxuta. Quanto mais a empresa conseguir reduzir seus custos e limitar os desperdícios, mantendo o nível de qualidade esperado pelos clientes, mais poderá jogar com as variações de preços e aumentar suas margens em relação à concorrência que enfrenta.
Gestao de Lean TI
Juntamente com os custos, o gerenciamento Lean também se concentra em cronogramas para impulsionar a eficiência dos negócios. Ao limitar todos os itens supérfluos que desperdiçam tempo e consomem recursos valiosos que poderiam ser usados para outras tarefas, o sistema de produção se torna mais eficiente e responsivo.
Produtos e serviços podem ser entregues aos clientes mais rapidamente, novos produtos levam menos tempo para serem colocados à venda.
As muitas mudanças fundamentais trazidas pela implementação do Lean em uma empresa não se limitam a apenas alguns elementos isolados. Para ser perfeitamente eficaz, a abordagem Lean deve abranger todos os processos de A a Z e abranger todos os trabalhadores da empresa, sem exceção.
Podemos visualizar isso como uma corrente muito grande que só será realmente forte se cada elo for forte e coerente com o resto da corrente. Lean é também a busca pela perfeição, por isso cada integrante da empresa deve ter essa noção em mente em todos os momentos do processo produtivo.
É justamente por esse motivo que a implantação da gestão Lean em uma empresa leva muito tempo, pois as mudanças são inúmeras e dizem respeito a muitos aspectos da empresa, às vezes na escala de processos implantados há décadas.
Em alguns casos, trata-se até de começar do zero com bases mais sólidas para criar uma empresa capaz de se sustentar no longo prazo.
O que é o Lean TI?
A ideia principal do Lean aplicado aos sistemas de informação é eliminar o desperdício e tornar a sua gestão mais flexível. Os chamados resíduos referem-se a tudo o que não aumenta o valor do produto final.
Para responder a isso, Lean IT envolve o uso de uma abordagem estruturada para coletar as necessidades do cliente, criar valor e manter relacionamentos próximos com os clientes.
Portanto, o programa do método Lean gira em torno de elementos como repositórios de requisitos, modelos de dados, critérios de aceitação ou casos de uso para inovar na coleta e formalização dos requisitos.
Por exemplo, para formalizar os requisitos do sistema, os gestores do Lean IT trabalham com todas as partes interessadas do projeto (usuários, desenvolvedores, arquitetos, entre outros.).
Isso resulta em uma solução em que os participantes expressam suas necessidades, definem critérios de aceitação e priorizam suas necessidades. De acordo com as práticas Lean, este método pode eliminar a maioria dos desperdícios inúteis.
Esta otimização também permitirá obter eficiência nas outras etapas do projeto, como seleção da solução, desenvolvimento, preparação dos testes, formulação, etc.
Como o Lean TI pode apoiar e acelerar a transformação digital?
Como explicamos, iniciada na década de 1960, a gestão Lean baseia-se na “inversão” da pirâmide gerencial de forma que o pessoal operacional e os stakeholders diretos sejam os próprios atores da transformação.
Por meio dessa abordagem comprovada, o principal interesse reside no fato de que a adoção e o gerenciamento da mudança são facilitados quando as soluções e áreas de melhoria são formuladas diretamente pelas pessoas que as implementam.
Essa abordagem está se mostrando extremamente benéfica hoje no contexto da transformação digital para garantir as bases necessárias para a mudança.
De fato, construir uma organização com mentalidade aberta e transformadora não pode ser fácil de conseguir. Para as empresas com experiência em Lean, isso requer passar para um novo patamar, aculturando-se a um novo framework e a novos conceitos, intrinsecamente mais técnicos e menos codificados.
Se a noção de expertise Lean é bem compreendida, a noção de expertise digital é muito mais difusa e pode parecer confusa à primeira vista.
Qual metodologia para constituir uma abordagem Lean TI?
A transformação digital consiste em um aspecto tecnológico, na exploração de dados, na otimização de processos e na reformulação de métodos organizacionais.
Em vista disso, a metodologia mais eficaz deixa muito espaço para Lean antes de se comprometer com o digital, de acordo com uma proporção de dois terços Lean e um terço Digital.
Desta forma, o TI faz parte da continuidade do Lean, percebido como um “enabler”, ao invés de uma atividade paralela, decorrente de preocupações e processos de negócios.
Essa abordagem é estruturada da seguinte forma:
- Adaptação organizacional: identifique as populações afetadas, o nível de impacto e a necessidade de envolvimento
- Revisão de processos: otimizar os processos antes de digitalizá-los, a fim de evitar custos na digitalização sem valor agregado
- Exploração de dados: estruturar, sintetizar e entregar dados de qualidade para sustentar a implementação de novas áreas de digitalização
- Implementação tecnológica: arquitetar, lançar e apoiar a apropriação de novas ferramentas
Assim, as equipas diretamente impactadas pelo digital estão envolvidas a montante da transformação, trabalhando por um lado na melhoria dos seus processos operacionais e, por outro, na aculturação às novas tecnologias.
Dessa forma, durante a fase de implementação tecnológica, as equipes são totalmente donas de seus processos e conhecem os meandros das contribuições do digital na aceleração do desempenho.
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