Com tantas preocupações durante a organização de um evento corporativo, algumas etapas podem receber maior atenção do que a outra, provocando um desequilíbrio nas entregas ao seu público
. Uma das etapas que não pode ser deixada de lado é a recepção do evento, devendo fazer parte do planejamento e acompanhamento de qualquer projeto.
Conheça os principais erros cometidos nessa fase que podem prejudicar a experiência dos seus convidados, bem como os resultados da sua empresa!
Recepção de eventos: O que evitar e no que apostar
1. Ausência de uma recepção apropriada
Esse é o primeiro e maior erro que você pode cometer: não pensar e investir em uma recepção apropriada para o seu evento!
Não adianta se preocupar apenas com o conteúdo e toda a organização dos outros processos, se não garantir também uma boa primeira impressão para os seus convidados. Então, pense em como receber seu público de forma inovadora, ágil e à altura do seu projeto!
Além disso, a recepção é o momento de coletar as informações necessárias de forma eficiente, especialmente se for trabalhar com sorteios, impressão de etiquetas para credenciais, coleta de assinaturas, ou outros conteúdos personalizados. Por isso, é importante apostar nas soluções e equipamentos certos.
2. Despreparo da equipe
Imagine se preparar para um evento e chegar empolgado para o conteúdo programado, mesmo após um longo dia de trabalho, e quando você chega, dá de cara com alguém mal-humorado, sem disposição e preparo para te receber.
Te desmotivaria no mesmo instante, concorda? Pois é, para uma boa recepção de seus convidados, conte com profissionais treinados, que dominem as informações e estejam engajados em te ajudar a fazer o seu evento acontecer da melhor forma.
Além disso, a simpatia e a educação são os principais requisitos para uma boa impressão, portanto, contrate pessoas dispostas a receber seus convidados da forma como eles merecem e esperam ser recebidos!
3. Escassez de informação
Sem informações, fica difícil manter o controle de todas as situações em seu evento. Assim, para evitar que qualquer imprevisto e dor de cabeça acabe com a sua tranquilidade, é fundamental garantir informações precisas e confiáveis sobre o seu público e os seus colaboradores, em tempo real!
Um aspecto importante é acompanhar, por exemplo, o número de convidados que já chegaram, o horário de chegada e outros dados que te direcionem caso seja preciso tomar decisões como remanejar as equipes, correr atrás de um Plano B diante de algum problema com fornecedor, etc.
4. Filas e atrasos
Outro ponto importante na recepção de eventos é a agilidade e proatividade. Ninguém se prepara para enfrentar filas e atrasos; manter as expectativas é o primeiro passo para garantir o engajamento e a interatividade de seus convidados.
Dessa forma, fuja das listas e mais listas de papel e parta para uma solução mais ágil, que também possa garantir informações consistentes para o seu controle, como aplicativos e outras plataformas digitais, por exemplo.
5. Falta de trabalho pós-evento
Não se engane ao acreditar que todo o trabalho acaba quando o evento acaba. O levantamento de informações e as análises após o projeto são fundamentais para avaliar os resultados e estabelecer um plano de ações com foco nas melhorias para o seu próximo evento corporativo.
Além disso, o feedback também é um processo importante para fortalecer o relacionamento entre você e os seus colaboradores, parceiros e fornecedores.
Portanto, não saia do ritmo, contabilize todos os números e dados coletados durante o projeto, unifique as listas de presença e estabeleça um diagnóstico crítico dos problemas e dos resultados. Só assim eles poderão ser melhores na próxima!
A recepção de eventos é o primeiro passo para que tudo saia conforme o esperado. Agora, que tal pensar em como tornar essa e todas as outras etapas do seu evento mais práticas, criativas e inovadoras para surpreender o seu público?
