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Quais as vantagens de terceirizar a gestão dos tablets, celulares e notebooks da sua empresa?

A imagem contém uma mulher em um escritório usando um tablet
Publicado em 19 de março de 2020 Por Tec Mobile

Última modificação em:

Tempo de Leitura: 12 minutos

Você utiliza tablets, celulares smartphones ou notebooks como ferramenta de trabalho para diferentes áreas de sua empresa como seu time comercial, executivos, representantes ou propagandistas, entrevistadores, alunos ou professores, vendedores porta a porta, para apresentações técnicas, técnicos de campo, entre outros, e acredita que pode ter mais vantagens em terceirizar a gestão desses dispositivos? Então, você está certo!

Toda empresa atenta à modernização e digitalização de seus processos e aos benefícios que a tecnologia mobile pode gerar precisa contar com uma grande quantidade de tablets ou smartphones e uma eficiente gestão disso tudo para que as operações sejam mais produtivas e maiores os seus resultados.

No entanto, oferecer ferramentas modernas como tablets e smartphones para seu time com objetivo de ter mais resultados, otimizar e digitalizar processos tem seu ônus. Não estamos falando apenas do alto valor a ser investido na compra desses avançados equipamentos mobile

Haverá a complexa tarefa de manter esses dispositivos em condições de funcionamento e dar o devido suporte a seus usuários. Então, certamente se deparará com ligações de seus colaboradores informando que o dispositivo foi roubado, a bateria não carrega ou está “viciada”, que o device não liga, que ele não desliga, que a tela quebrou, que perdeu a fonte de energia, que não sabe usar certos recursos. Você já pensou nisso? Ou ainda, esse é seu dia a dia!?     

Ter uma equipe interna própria pode suprir toda essa demanda. Entretanto, nem sempre isso vem como os melhores resultados, já que isso não é seu core business, ou seja, sua empresa não tem como finalidade esse tipo de serviço, portanto, ainda que seu time interno se empenhe, o foco dessas pessoas não deveria ser esse. Além disso, sua empresa precisará arcar com a gestão de suprimentos e contratação de seguro para esses equipamentos e, também, com a gestão desse pessoal do suporte com salários, encargos, férias, eventuais afastamentos, treinamentos etc.

Quer saber se é vantajoso partir para outra estratégia? Então, veja agora quais são as vantagens de terceirizar a gestão dos tablets e smartphones de sua empresa e o que você precisa considerar antes de tomar sua decisão. Boa leitura!

Como a terceirização acontece no mercado?

Há muito tempo, empresas se beneficiam com a terceirização de ativos. O mercado de gestão de frotas de veículos é um deles e que podemos usar como um excelente exemplo.

Voltado para o meio corporativo, nesse cenário os veículos são cedidos para uma empresa por um tempo entre 1 e 3 anos — diferentemente das locações com foco em turistas para aluguéis por períodos mais curtos, ou caso a empresa já tenha sua frota própria, uma outra empresa, geralmente do setor de locação de automóveis, assume a gestão dessa frota já existente. Para mais comodidade da companhia que terceiriza a gestão de sua frota, vários serviços são incluídos, como rastreamento, carros reservas e gestão de manutenção.

Por meio dessa nova demanda de mercado, acompanhamos gigantes companhias nascerem na última década como a Localiza, Movida, Unidas, entre outras.

Como a terceirização de notebooks e celulares funciona?

Se esse modelo já funciona perfeitamente quando falamos em veículos, imagine como pode ser benéfico quando os ativos são dispositivos móveis. Afinal, é muito mais fácil que um aparelho assim estrague, quebre, precise de manutenção ou fique mais rapidamente ultrapassado que um carro.

Todavia, os tablets, notebooks e smartphones são infinitamente mais úteis e geram muito mais resultados para uma empresa do que um veículo, afinal, nos dias de hoje, tudo se faz por meio de aplicativos ou plataformas web, sempre usando como meio um tablet, notebook ou smartphone.

Entretanto, esses dispositivos são mais sensíveis e, mesmo com proteção, correm o risco de sofrer danos em caso de queda. Além disso, podem ser roubados com mais facilidade, já que são usados em qualquer lugar, seja em atividades externas em geral fora da sede da empresa, como apresentações ou visitas comerciais, efetivar vendas, acessar dados e e-mails corporativos etc.

A gestão da infraestrutura de empresas e as rotinas de troca e manutenção tradicionalmente é feita localmente: uma equipe de TI se torna responsável por adquirir os equipamentos, trocar peças e atualizar dispositivos quando necessário.

Ao apostar na terceirização, esses processos são direcionados para um time de especialistas externo. Caberá a ele validar com os seus clientes o tipo de aparelho necessário e a escala do contrato. Ao mesmo tempo, essa equipe trabalhará para garantir que indicadores e métricas sejam cumpridos à risca.

Em outras palavras, quando o negócio opta pela terceirização da gestão de dispositivos móveis, esse processo passa a ser feito por um grupo de especialistas que sempre manterá a empresa com os equipamentos necessários para os seus processos diários. Isso permite que as equipes internas foquem em outras atividades sem comprometer a qualidade dos serviços prestados. Tudo isso com um custo-benefício alinhado com o que o negócio busca.

Por isso, uma das grandes vantagens de terceirizar a gestão dos gadgets da sua empresa é deixar a companhia tranquila de que não precisa perder tempo com esse tipo de preocupação. Contrate uma companhia especialista e ela fará tudo por você.

Quer saber melhor quais são todos os benefícios? Confira a seguir!

Quais são as vantagens da terceirização?

Em um primeiro momento, podemos dizer que terceirizar tem várias vantagens para seu negócio. Desde o aumento de produtividade à economia com a equipe de trabalho. No mais, a reforma recente da legislação trabalhista trouxe uma série de garantias para quem terceiriza. Assista ao nosso vídeo para saber mais.




Expertise

Montar uma equipe que tenha o conhecimento necessário para gerir todos os tablets, notebooks e celulares de uma instituição não é uma tarefa fácil. Isso leva tempo. Os funcionários destinados a esse trabalho vão errar muito até que todos os processos estejam alinhados e tudo fique no ponto. Por outro lado, as empresas terceirizadas têm know-how e muita experiência para lidar com as necessidades e peculiaridades do seu negócio. Dessa maneira, a companhia terá à disposição tudo que precisa para ter um time bem equipado com o máximo de tecnologia e o mínimo de problemas.

Empresas especializadas já sabem o que fazer para que os aparelhos tenham o maior rendimento possível para as tarefas que você executará no dia a dia, sejam em eventos, visitas a clientes ou trabalho em home office. Além disso, ainda garantem mais segurança às informações que ali estão armazenadas.

Escolhas acertadas

Quando a empresa opta pela compra dos dispositivos, nem sempre é fácil realizar a aquisição. É necessário escolher o melhor modelo e a quantidade necessária, pesquisar seguro, peças de reposição, qual tempo para a assistência técnica atender em caso de defeitos etc. Nesse sentido, os erros são muito frequentes nessas análises, como definir equipamentos que são inferiores ou superiores ao que a empresa realmente precisa, entre outros fatores-chave.

No caso de ser inferior, será necessário, em breve, fazer uma nova aquisição, sem contar com as queixas e insatisfação dos usuários que podem gerar queda de produtividade. Isso gerará ainda mais gastos para a companhia. Se for superior, o valor para a compra será maior que a companhia deveria dispor para adquirir os itens e os devices serão subutilizados. Como iniciamos este artigo falando de veículos, podemos usar aqui o exemplo de que, neste caso, seria como comprar uma Ferrari para quem precisa de um sedã médio.

Se escolher terceirizar os serviços, tudo fica mais fácil. As empresas especializadas em terceirização têm equipamentos reserva para troca em caso de problemas, oferecem suporte direto aos usuários, fornecem todos os suprimentos e acessórios necessários, entre outros serviços adicionais. Com isso, fica muito mais fácil ter e manter uma operação eficiente, moderna e digital, e ainda, mapear e solicitar mudanças que sejam mais vantajosas para as necessidades do seu negócio.

As empresas especializadas estão sempre de olho nas novas tecnologias e nos resultados que podem proporcionar aos seus clientes, afinal, esse é seu core, ou seja, essa é a atividade a que se dedica. Portanto, certamente fará muito melhor e com muita mais eficiência que se você fizer internamente.

Esses fornecedores contam ainda com oferta de relatórios com diversos tipos de informação sobre a utilização dos tablets, notebooks e smartphones, os locais visitados pelos seus usuários, entre outros dados relevantes. Dessa maneira, você conseguirá traçar estratégias para melhorar os seus resultados.

Suporte técnico eficiente ou Customer Success

Com uma empresa de gestão, o suporte técnico recebido é muito mais eficiente. Na verdade, uma empresa especializada de verdade tem em sua estrutura uma área de customer success, ou seja, profissionais cuja missão é garantir que a experiência do cliente seja positiva, e, em vez de esperar o problema acontecer para agir, como as tradicionais áreas de suporte técnico, terão uma atuação preventiva e proativa, antecipando problemas e garantindo a eficiência da sua operação.

É muito comum quando se contrata uma boa empresa de terceirização de gestão de dispositivo móveis que você nem precise esperar pela manutenção do dispositivo, ou seja, a companhia já envia outro novinho, já que seu negócio não pode parar. Com isso, a produtividade é levada a um outro patamar.

Além disso, é fundamental contar com uma equipe disposta a fazer tudo que for necessário para que seus processos sejam agilizados e você consiga aumentar a produtividade.

Isso significa que não se trata apenas de arrumar os aparelhos, mas de uma estratégia para conseguir os melhores resultados possíveis para a sua empresa.

Vantagens financeiras e tributárias

Quem terceiriza a gestão de notebooks, celulares e tablets não precisa pagar os altos tributos ligados ao salário dos colaboradores que seriam necessários para realizar esse trabalho internamente. Por exemplo, INSS e FGTS são apenas algumas das contribuições que você pode se livrar ao terceirizar a equipe.

Lá na frente, você também evita que processos trabalhistas venham contra a empresa, já que os colaboradores trabalharão diretamente para a empresa de terceirização contratada e, como já mencionado, a Lei agora confere essa ampla garantia.

Além disso, sua empresa não precisa comprar peças ou fazer uma infraestrutura local que consome muito investimento. Nem mesmo é necessário comprar equipamentos para realizar as manutenções, além dos suprimentos para fazer as trocas (como telas touchscreen, baterias etc). Em vez disso, todo esse investimento pode ser realocado para áreas em que sua empresa realmente está focada, ou seja, seu core business.

Segurança

A segurança da informação é fundamental em qualquer negócio. Nesse caso, pessoas mal-intencionadas estão à espreita para aproveitar a oportunidade e invadir os dados mais sigilosos do seu negócio.

A não ser que a empresa seja especializada em tecnologia, os colaboradores usuários cometem a todo momento erros de segurança. Ao trabalhar com uma equipe especializada, eles já sabem quais são as principais artimanhas dos hackers para evitar que você tenha alguma informação roubada, usam ferramentas modernas e atualizadas para evitar ataques e ainda podem identificar comportamentos não recomendados de usuários agindo preventivamente.

Eles sabem o que fazer para manter todos os processos seguros. Ao considerar o perfil de uso, a empresa limita quais são as ações permitidas para cada colaborador de maneira que os dados e informações confidenciais serão mantidas em sigilo e em total segurança.

Atuação em caso de desastres

Há diversos problemas que podem comprometer os dados da empresa, como exclusão acidental, ataque mal-intencionado e vírus. Várias companhias não estão preparadas para agir quando essas dificuldades acontecem. Nesse caso, o mais comum é procurar uma versão mais antiga ou refazer os arquivos.

Uma empresa especializada trabalha com backups e reposições eficientes de dados para dar mais confiabilidade a todo o sistema em caso de desastres. Assim, o negócio voltará a acelerar em pouco tempo.

Os desastres não avisam quando acontecerão. Por isso, toda empresa deve estar preparada para agir quando a situação indesejada aparecer. A tendência é que o gasto seja maior para que serviços emergenciais sejam realizados.

Pensar nisso antes que as tragédias aconteçam aumenta o controle que a instituição tem dos próprios dados e deixa todos os colaboradores mais tranquilos.

Patrimônio resguardado

Quando uma empresa busca o crescimento é fundamental fazer investimentos, inclusive em equipamentos de informática, e em especial notebooks, tablets e celulares smartphones. Porém, esses devices têm desvalorização rápida e acentuada.

Como há vários lançamentos todos os anos, os dispositivos mobile naturalmente perdem o valor de venda. Além disso, eles ficam ultrapassados muito rapidamente no mercado. Dessa maneira, a empresa deverá comprar outros gadgets para manter ou ampliar a produtividade e terá dificuldades para se desfazer dos que já tinha adquirido.

Com a terceirização, esse problema não existe, já que toda essa logística fica por conta da empresa terceirizada. Dessa maneira, ficará mais fácil aproveitar o que os melhores dispositivos do momento têm para oferecer.

Foco no que realmente interessa

No Brasil e na América Latina, pelo quarto ano seguido, mais empresas fecharam do que abriram. É verdade que toda a região ainda está em crise, mas o problema principal é outro.

De forma equivocada, diversas empresas assumem responsabilidades e processos internos que não fazem parte de seu core business, como, por exemplo, fazer a gestão dos dispositivos móveis disponibilizados a seus colaboradores.

Além de criar uma estrutura pesada com grande número de colaboradores e muitos processos complexos, quando os erros e dificuldades aparecem, a empresa passa a gastar energia em coisas que poderiam deixar sob a responsabilidade de terceiros e focar naquilo que gera resultados e para qual ela nasceu e isso sem dúvidas dificulta o crescimento e alcançar bons resultados.

Por isso, a tendência é que as companhias se especializem e deixem as atividades periféricas do negócio com outras empresas. No jogo duro contra a concorrência, para continuarem vivas, marcas precisam inovar para crescer.

Quando essas tarefas são passadas para especialistas nas áreas em que atuam, a equipe interna tem mais tempo de pensar nas estratégias que vão fazer a diferença no futuro do negócio. Assim, elas podem colaborar para que a empresa seja melhor que a concorrência, sem perder tempo para decidir sobre tecnologias ou assuntos que não fazem parte do seu core business. Esse papo fica para quem realmente entende.

Como decidir se a terceirização é ideal para sua empresa?

A imagem contém uma equipe de funcionários em uma sala fazsendo treinamento com tablets, celulares e notebooks

Se você tem dúvidas se a terceirização é o melhor caminho para sua instituição, siga o roteiro abaixo.

Atividade periférica

O primeiro passo é determinar se a atividade faz parte do coração do negócio. Ou seja, não fornece uma vantagem estratégica em ser mantida sob o controle da instituição. Caso não seja, você terá maior produtividade e redução de custos se terceirizar.

Impacto financeiro

Outra área que deve ser considerada é a financeira. Coloque no papel qual o impacto que a terceirização gerará para a empresa, quanto a:

  • produtividade;
  • flexibilidade;
  • redução de tarefas para o RH;
  • licenciamentos;
  • inventários;
  • manutenções.

Ou seja, você deve entender se haverá redução ou aumento de custos. Com essa informação, terá mais detalhes se o negócio vale a pena.

Custo-benefício além do financeiro

Há fatores que estão além do aspecto financeiro. Por isso, você deve pensar em fatores ligados à confiabilidade da empresa a ser contratada para a gestão de seus tablets, smartphones e notebooks. Como você dependerá desses serviços para que sua equipe esteja sempre com suas ferramentas de trabalho operando normalmente, deverá ter garantias de que ela executará tudo que foi programado, no prazo necessário para que sua operação funcione perfeitamente.

Isso é fundamental para evitar que a parceria não se torne uma dor de cabeça no futuro. Por outro lado, considere como ter uma assistência especializada melhorará os serviços da companhia e será útil no aumento da produtividade.

Como nem sempre é possível quantificar o impacto desses e de outros fatores, você deve fazer uma análise minuciosa. Para tanto, veja quais são os principais aspectos que você deve considerar.

Como definir o orçamento para adquirir esse tipo de serviço?

Para investir com qualidade na terceirização de dispositivos móveis, a empresa deve preparar um orçamento para o projeto. Ele precisa ser pensado conforme a realidade do negócio e, ao mesmo tempo, as suas demandas. Assim, o time pode montar um orçamento adequado e garantir que o contrato fechado consiga solucionar os desafios existentes.

Nesse sentido, existem algumas rotinas que devem ser feitas para garantir que a empresa consiga definir o orçamento de maneira adequada, confira:

  • identifique o tamanho da infraestrutura de TI já existente;
  • levante dados sobre os equipamentos com maiores índices de problemas;
  • avalie quais são os dispositivos mais modernos e que, consequentemente, não precisam de troca a curto prazo;
  • pense nos projetos de expansão da empresa a médio e longo prazo e em como eles afetarão a demanda por tecnologia pelos times internos;
  • considere projetos de trabalho remoto;
  • avalie a disponibilidade financeira para novos investimentos.

Como escolher uma boa empresa?

Como você viu, a terceirização é uma ferramenta importante para diminuir preocupações e aumentar a produtividade da equipe. Entretanto, para que os resultados apareçam, você precisará escolher uma empresa qualificada e que mostre segurança.

Veja agora o que você deve considerar:

  • a qualidade dos aparelhos disponibilizados;
  • o suporte oferecido;
  • a busca pelo conhecimento das demandas do seu negócio;
  • a reputação e a experiência da empresa;
  • a preocupação com a segurança das informações;
  • a existência de ferramentas e softwares que ajudem na gestão do negócio;
  • se a empresa tem uma estrutura capaz de atender sua demanda;
  • se essa empresa cumpre as leis trabalhistas e tributárias;
  • busque referências e experiências com outros clientes do porte de sua empresa;

Por que a Tec Mobile pode te ajudar?

A busca por um parceiro para executar processos corporativos sempre deve ser feita com cuidado. Na área da tecnologia, em especial, a qualidade da pesquisa é ainda mais relevante: por ser uma área estratégica, qualquer investimento de TI deve ser analisado de maneira ampla.

Por isso, sempre recomendamos a busca por especialistas com ampla experiência no mercado e que entendam as demandas de empresas de vários perfis. Esse é o caso da Tec Mobile. Nossos analistas já trabalham em diferentes tipos de projetos corporativos, o que nós deu a expertise para entender a melhor forma de atender as demandas do seu negócio.

A nossa equipe pode auxiliar empresas em eventos, na gestão de rotinas de trabalho híbridas e na expansão rápida de infraestrutura. Nossa atuação também permite a negócios que precisam direcionar o seu foco em outras rotinas de TI a garantia da segurança básica para atingir as suas metas. Ou seja, mantém os profissionais com equipamentos robustos e de alta performance enquanto o foco de todos é dado ao cliente.

Em todos esses casos, a Tec Mobile é ideal para seu negócio. Com ela, você evita gastar energia em fazer uma eficiente gestão dos seus tablets, notebooks e smartphones cedidos a seus colaboradores. Dessa maneira, fica mais fácil focar nas atividades que são essenciais para que seu negócio possa crescer.

Como vantagem, contamos com entrega em qualquer parte do Brasil, além de termos conhecimentos, alguns softwares próprios e parcerias com empresas de ERP, CRM e outras tecnologias que podem colaborar para que seu negócio tenha o melhor desempenho.

A terceirização já se tornou uma realidade em empresas de vários setores. Ela contribui para negócios manterem um alto foco em seu core business e, ao mesmo tempo, minimiza riscos de performance. Na área de TI, ela tem ampliado o retorno sobre os investimentos no setor e, com isso, contribuído para ganhos de performance nas partes da empresa que contam com a tecnologia em seu dia a dia.

Isso é possível com a terceirização da gestão de dispositivos móveis. Ela garante à equipe de TI o acesso rápido e seguro a equipamentos de qualidade. Tudo isso feito sob medida, maximizando o retorno sobre o seu investimento.

Bom, você já viu algumas dicas valiosas para escolher a melhor empresa para terceirizar a gestão de seus dispositivos móveis, certo? Agora, se sua empresa ainda não comprou esses dispositivos, uma boa opção é contratar o aluguel de tablets, notebooks e smartphones, e para isso, segue aqui outras informações relevantes para não errar na escolha desse tipo de serviço. Esperamos por você!




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