A gestão do orçamento de TI é um dos pontos mais importantes da rotina de gestão do setor de tecnologia de empresas. Ela é responsável por garantir que os profissionais terão os recursos financeiros necessários para executar projetos e atividades diárias. Além disso, permite a realização de investimentos estratégicos, que reduzem custos e melhoram a qualidade dos fluxos de trabalho.
Para que tenha sucesso, a gestão do orçamento de TI precisa ser feita considerando o perfil da empresa e as demandas dos setores. Isso ajuda os times a cortarem desperdícios, otimizarem gastos e a encontrar maneiras mais inteligentes para atingir o sucesso esperado no seu dia a dia. Desse modo, o setor de TI pode ajudar a empresa a lucrar mais mesmo em momentos de crise.
Se você quer saber mais sobre o tema e como realizar a gestão orçamentária dos processos de TI do seu negócio, leia o texto a seguir!
1. O que é um planejamento orçamentário de TI?
O planejamento orçamentário de TI é o processo de gestão financeira das atividades que são responsabilidade da equipe de TI. Ou seja, é a estratégia que ajuda os times a identificar o que será feito em termos de novos investimentos, gastos de manutenção e troca de peças. Além disso, permite aos profissionais de gestão avaliar quais são as melhorias que podem ser feitas a médio e longo prazo em termos de corte de gastos.
Em outras palavras, a rotina de planejamento orçamentário de TI é focada em garantir que o negócio sempre terá os recursos necessários para utilizar a tecnologia como uma parte crucial das suas atividades. Além disso, é a rotina que permite a realização de investimentos contínuos, sempre mantendo o setor alinhado com as demandas dos seus profissionais. Desse modo, a tecnologia poderá empregar um papel estratégico no dia a dia da empresa.
2. Como funciona o planejamento orçamentário em TI?
O planejamento orçamentário na área de TI é feito a partir de uma rotina de análise de gastos, alinhamento de estratégias e comunicação com outros setores. Isso permite aos times identificar o que pode ser feito para garantir sucesso a médio e longo prazo e, ao mesmo tempo, minimiza os riscos de desperdícios acontecerem. Veja a seguir como cada uma dessas atividades afeta a estrutura orçamentária do setor!
2.1. Análise de gastos
A análise de gastos é feita continuamente para garantir que o negócio conta com um orçamento sem desperdícios. Esse processo revisa contratos de prestação de serviços, identifica áreas em que cortes podem ser realizados e otimiza os gastos existentes. Dessa maneira, o planejamento orçamentário sempre terá os recursos necessários para entregar uma boa infraestrutura para as equipes.
2.2. Alinhamento de estratégias
A transformação digital colocou a TI no centro das estratégias de muitas empresas. Mas os impactos que ela pode trazer só são aproveitados quando a tecnologia consegue ser integrada corretamente no dia a dia de todos. Isso é feito a partir de um bom ciclo de investimentos.
Esse ciclo de investimentos deve ser orientado a partir do alinhamento de estratégias. O time precisa identificar o que pode ser feito para garantir que a TI consiga ajudar as equipes a executar projetos, eventos ou desenvolver novos produtos. Desse modo, os recursos financeiros poderão ser aproveitados da melhor maneira possível.
2.3. Comunicação ativa com outros setores
O alinhamento de estratégias e a otimização de gastos só pode ser feito com uma boa comunicação. Por isso, os responsáveis pelo planejamento orçamentário devem sempre se manter integrados com outras áreas. Isso facilita a identificação do que pode ser otimizado e a melhoria dos processos corporativos.
3. Qual é a importância de um orçamento para TI?
A digitalização dos pequenos negócios mudou a maneira como a tecnologia é vista por qualquer gestor. Hoje, a TI é uma área crucial para o sucesso das empresas. Ela garante que os times conseguirão entregar os resultados esperados sem perder produtividade, flexibilidade ou a habilidade para inovar.
Mas para que tudo isso aconteça, ter um bom cuidado com o orçamento é fundamental. Afinal de contas, ele é o responsável por direcionar todos os recursos financeiros que serão utilizados nas iniciativas que envolvem a tecnologia. Além disso, é a parte da gestão que define que tipo de investimento estratégico será feito no futuro.
Portanto, a gestão do orçamento de TI deve ser vista como uma rotina estratégica. Isso permite reduzir custos, identificar desperdícios e novas oportunidades de investimentos. Dessa maneira, a TI poderá manter o seu papel estratégico, permitindo que os profissionais sempre consigam atingir as suas metas, além de trazer benefícios como:
- a redução dos gastos desnecessários;
- a otimização contínua dos contratos de prestação de serviços;
- a criação de uma infraestrutura de TI em que há aproveitamento elevado dos recursos.
4. Como fazer um bom orçamento?
A criação de um bom orçamento de TI deve ser feita considerando todo o perfil do negócio, os seus projetos internos e as metas de médio e longo prazo. Além disso, precisa levar em conta o papel que a tecnologia tem para cada setor. Desse modo, os times podem identificar a melhor maneira de otimizar o uso de verbas financeiras para cada área.
Quando isso é bem-feito, o orçamento será capaz de ajudar a empresa a sempre ter os recursos necessários para entregar o máximo de qualidade para os seus clientes e parceiros comerciais. Os custos terão maior previsibilidade e sempre haverá uma reserva de emergência. Desse modo, mesmo que imprevistos aconteçam, os times conseguirão manter a qualidade do serviço executado.
5. O que deve ser considerado nesse momento?
Para fazer o planejamento orçamentário, como apontamos, muitos passos devem ser tomados. Em conjunto, eles garantem que a empresa terá os recursos necessários para estruturar a infraestrutura de TI conforme as suas necessidades. Confira a seguir o que não pode ficar de força desse processo!
5.1. Avalie o perfil da empresa
Um dos grandes passos para ter um bom planejamento orçamentário é entender o perfil do negócio. Cada empresa conta com um perfil diferente. Ele é que definirá que tipo de investimento deve ser priorizado e quais medidas podem ser feitas para evitar falta de recursos.
5.2. Revise contratos de outsourcing
Os contratos de outsourcing já fazem parte do dia a dia de qualquer empresa. Mas para que eles consigam atingir os resultados que o negócio precisa, é fundamental sempre fazer a sua revisão. Isso garante que a empresa terá contratos que se mantêm alinhados com as suas demandas e que podem ajudar na melhoria dos índices de competitividade a médio e longo prazo.
Por isso não deixe de revisar periodicamente os seus contratos de TI. Avalie se eles estão dentro dos padrões de mercado e o que pode ser feito para que eles tenham o valor adequado. Assim, você conseguirá manter o bom retorno nesse tipo de investimento.
5.3. Opte por modelos mais flexíveis de investimento em software e hardware
Há muitas maneiras de investir em software e hardware. No mercado atual, as mais versáteis, como HaaS e o SaaS, conseguem garantir que o negócio terá alta flexibilidade para gerenciar a sua infraestrutura. Por isso não deixe de avaliar esse tipo de investimento.
5.4. Avalie áreas que possam ter cortes orçamentários
Todo orçamento pode ser otimizado a médio e longo prazo. Por isso é importante avaliar se há setores que podem receber cortes e deixar de serem fontes de desperdícios. Os recursos extras poderão ser aproveitados para novos investimentos a médio e longo prazo.
Tenha em mente que os cortes não podem impedir o bom trabalho das equipes. Em outras palavras, a redução de custos deve ser feita apenas quando há receitas em excesso alocadas para um setor.
5.5. Reserve recursos para medidas de emergência
Por mais eficiente que sejam as medidas de prevenção de riscos, o negócio sempre terá que lidar com imprevistos. Nessas horas é importante ter uma reserva financeira. Ela ajudará a empresa a lidar rapidamente com o desafio e retomar a sua atividade em um prazo baixo.
6. Vale a pena alugar equipamentos nesse momento?
Como apontamos, uma das formas de otimizar o orçamento da TI é a partir do aluguel de equipamentos. Essa medida ajuda o negócio a eliminar gastos com a troca e a manutenção de equipamentos. Tudo isso sem deixar de ter sempre os dispositivos necessários para os times atingirem as suas metas de qualidade.
O outsourcing de dispositivos pode ser utilizado em projetos, eventos ou no dia a dia da empresa. Esse serviço tem como foco entregar um conjunto de smartphones, tablets, computadores, laptops e roteadores de acordo com as demandas da empresa. A manutenção passa a ser feita pelo parceiro contratado, reduzindo o tempo gasto com rotinas secundárias.
Ou seja, a partir do aluguel de equipamentos de TI a empresa pode manter o seu foco na entrega de produtos e serviços de qualidade com a garantia de que todos terão dispositivos robustos para lidar com as demandas diárias do setor. Os profissionais poderão, a partir disso, mitigar gastos e desperdícios orçamentários. Consequentemente, haverá mais recursos para a empresa atingir as suas metas e otimizar a sua infraestrutura própria.
7. Quais equipamentos podem ser alugados?
O aluguel de equipamentos, como apontamos, pode trazer muitos benefícios para a empresa na hora de gerenciar o orçamento de TI. Por ser um serviço flexível, ele pode ser aplicado a vários dispositivos. Confira a seguir!
7.1. Notebooks
Os notebooks são os melhores dispositivos para quem busca versatilidade no seu dia a dia. A partir deles é possível executar todas as atividades diárias do ambiente corporativo em qualquer lugar. Além disso, eles são muito úteis para negócios que precisam de bons dispositivos em eventos.
O aluguel de notebooks garante que a empresa terá computadores portáteis em qualquer lugar que precisar. A configuração do notebook será feita conforme as suas demandas de médio e longo prazo. Assim, os times conseguem manter a sua produtividade mesmo em trabalho remoto.
7.2. Computadores
Alugar computadores é uma ótima forma de conseguir novos equipamentos não portáteis que se alinhem com as demandas da empresa. Essas máquinas contarão com boas rotinas de manutenção preventiva, o que reduz os problemas de funcionamento e segurança. Além disso, o sistema operacional estará configurado considerando as demandas da empresa, evitando quedas de performance.
7.3. Tablets
Os tablets são ótimos equipamentos para quem realiza eventos ou conta com rotinas de alta mobilidade. Ao alugar esse tipo de dispositivo, o negócio pode escolher modelos que se alinham com as demandas de cada projeto e ter rapidamente, na sua mão, aparelhos funcionais e atualizados. Assim, as equipes poderão focar em executar um bom trabalho com a certeza de que a TI não afetará a sua entrega de resultados.
7.4. Celulares
Os celulares se tornaram fundamentais para quem mantém um fluxo de trabalho de alta mobilidade. Mas não há como garantir que as demandas da empresa sempre serão as mesmas. Nessas horas, o aluguel de smartphones para trabalho garante ao negócio a capacidade de sempre manter dispositivos robustos em sua infraestrutura.
7.5. Outros
A locação de equipamentos para eventos pode envolver tablets e roteadores. No segundo caso, isso garante que o negócio terá uma infraestrutura de rede de ponta. Ou seja, os times poderão executar rotinas como o credenciamento de participantes utilizando softwares modernos e, ao mesmo tempo, os convidados conseguirão acessar à web em qualquer lugar sem problemas de velocidade.
O setor de tecnologia ganhou um papel estratégico no ambiente corporativo moderno. Ele é responsável por ajudar equipes a reduzirem custos, melhorarem a sua produtividade e terem um fluxo de trabalho integrado. Além disso, auxilia pessoas a entenderem como prestarem um serviço de qualidade e inovar diante das demandas do consumidor.
Mas para que ele consiga ter um trabalho de impacto, é fundamental estar apoiado em finanças bem organizadas. Isso dará espaço para os times otimizarem as suas rotinas sem comprometer a qualidade dos seus serviços ou as receitas da empresa. Por isso não deixe de investir em boas práticas de gestão de orçamento de TI!
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