Inventário de equipamentos de TI e controle: Como fazer?
Tem dúvidas sobre como fazer inventário de equipamentos de TI? Contar com um inventário de equipamentos de TI é necessário para melhor gestão dos recursos de tecnologia de uma empresa.
Um inventário bem organizado permite monitorar todos os dispositivos, como notebooks, celulares, tablets e computadores, assegurando o controle sobre a quantidade, a localização e as condições de cada equipamento.
Além disso, facilita o planejamento de manutenção e substituição, evitando falhas inesperadas e maximizando a durabilidade dos dispositivos. Um inventário atualizado também auxilia na gestão financeira, pois proporciona uma visão dos ativos e permite otimizar o uso dos recursos.
Em termos de segurança, ter um inventário de equipamentos de TI ajuda a identificar rapidamente dispositivos que possam ter sido comprometidos ou que precisam ser protegidos, minimizando riscos.
Continue a leitura com a Tec Mobile e saiba mais sobre como fazer inventário de equipamentos de TI.
1. Alugue equipamentos de TI
Uma das soluções para empresas que desejam otimizar seus custos com equipamentos de TI é alugar, ao invés de comprar.
Empresas como a Tec Mobile oferecem aluguel de equipamentos de TI, como notebooks, celulares, tablets e computadores, permitindo que as empresas acessem tecnologia de ponta sem o investimento inicial alto.
Ao alugar os dispositivos, você elimina os custos de compra e também os custos com manutenção, atualização e obsolescência dos equipamentos.
Além disso, o aluguel de equipamentos facilita o controle, já que as empresas podem alugar apenas o necessário para suas operações, ajustando a quantidade de dispositivos conforme a demanda.
Essa flexibilidade torna o controle de inventário mais simples, permitindo que os recursos sejam ajustados de acordo com o crescimento ou a sazonalidade das operações.
2. Centralize as informações
Manter todas as informações sobre os equipamentos de TI em um único sistema ou local centralizado assegura um melhor controle. Utilizando uma plataforma de gerenciamento, como um software de inventário ou uma planilha compartilhada, você pode monitorar todos os ativos da empresa em tempo real.
A centralização das informações reduz a possibilidade de erros e facilita o acesso a dados importantes sobre cada equipamento, como sua localização, status de uso e condições de manutenção.
Dessa forma, também permite que você tenha uma visão da quantidade de dispositivos em uso e de quais precisam ser substituídos ou atualizados, ajudando na gestão dos recursos.
3. Utilize um software de gerenciamento de inventário
O uso de um software de gerenciamento de inventário especializado é uma das melhores práticas para o controle de equipamentos de TI. Ferramentas como Asset Panda, Snipe-IT ou até sistemas integrados com o ERP da empresa podem ser configurados para registrar e monitorar todos os dispositivos de TI.
Esses softwares automatizam o processo de entrada, saída e monitoramento de ativos, além de gerar relatórios detalhados sobre a situação de cada equipamento.
O uso de um sistema desse tipo ajuda a reduzir falhas humanas e aumenta a precisão no controle, além de facilitar auditorias e verificações periódicas. Muitos desses softwares também oferecem integração com etiquetas RFID ou códigos de barras, permitindo o rastreamento físico dos dispositivos.
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4. Registre detalhes completos de cada equipamento
É preciso registrar detalhes completos de cada equipamento de TI no inventário. As informações mais comuns incluem o tipo de equipamento (notebook, computador, tablet, etc.), a marca, o modelo, o número de série, a data de aquisição, a garantia e o status de manutenção.
Além disso, deve-se registrar também o local onde o dispositivo está sendo utilizado e a pessoa responsável pelo equipamento. Manter esses detalhes atualizados ajuda a evitar perdas ou extravios de dispositivos e facilita a tomada de decisões sobre substituições ou reparos.
Quanto mais detalhado for o inventário, mais fácil será o gerenciamento dos ativos, além de proporcionar mais segurança e transparência no processo.
5. Defina responsáveis pelo inventário
A definição de responsáveis pelo inventário é preciso para assegurar a precisão e a organização do controle de equipamentos de TI. Cada equipamento deve ter um responsável designado, seja um colaborador ou um gerente de TI.
Essa pessoa será encarregada de monitorar o uso do dispositivo, assegurar que ele seja mantido em boas condições e realizar as verificações periódicas de conformidade.
Além disso, os responsáveis devem ser encarregados de atualizar as informações no sistema de inventário sempre que houver movimentação de equipamentos, como a devolução, troca ou alocação de um dispositivo para um novo usuário.
Ter um responsável atribuído para cada ativo também facilita o processo de auditoria e permite melhor rastreabilidade, além de proporcionar maior segurança e controle.
6. Estabeleça um processo de entrada e saída
Um dos primeiros passos para o inventário de equipamentos de TI é estabelecer um processo claro de entrada e saída. Portanto, envolve criar um protocolo detalhado para o momento em que os equipamentos entram e saem da empresa.
Quando um novo equipamento chega, é necessário registrar suas especificações (como marca, modelo, número de série) e quem será o responsável pelo item.
Da mesma forma, quando os equipamentos saem, seja para manutenção, venda ou descarte, o processo de saída deve ser documentado para garantir que o controle seja mantido.
Esse processo ajuda a evitar perdas, fraudes e facilita a localização de dispositivos no futuro. Uma boa prática é criar formulários ou usar softwares para registrar e acompanhar todas as movimentações de equipamentos de TI.
7. Realize auditorias periódicas
As auditorias periódicas asseguram a precisão do inventário de TI e verificam se todos os itens estão sendo devidamente gerenciados. Elas devem ser realizadas de maneira regular, seja mensal, trimestral ou semestral, dependendo do tamanho e complexidade do inventário.
Durante uma auditoria, a equipe responsável deve comparar os registros do inventário com os equipamentos físicos para certificar que todos os itens estejam no local correto, em boas condições e devidamente registrados.
As auditorias também permitem identificar equipamentos obsoletos ou em desuso, que serão vendidos ou descartados. Realizar auditorias periódicas é uma forma de manter o controle atualizado, evitar erros de contagem e reduzir os riscos de perdas ou roubo.
8. Acompanhe o ciclo de vida dos equipamentos
Uma parte do gerenciamento de inventário de TI é acompanhar o ciclo de vida dos equipamentos, desde a compra até o descarte. Por isso, inclui monitorar a idade dos dispositivos, suas condições de uso e a necessidade de atualizações ou substituições.
Equipamentos de TI, como computadores e servidores, têm uma vida útil limitada, e saber o momento certo para substituí-los pode evitar custos desnecessários com manutenções frequentes ou equipamentos que já não atendem mais às necessidades da empresa.
A melhor gestão do ciclo de vida ajuda a planejar orçamentos, reduzir custos operacionais e assegurar que a empresa esteja sempre equipada com tecnologia atualizada e funcional. Além disso, acompanhar o ciclo de vida ajuda na depreciação dos ativos.
9. Implemente etiquetas ou códigos de barras
Uma forma de manter o controle sobre os equipamentos de TI é implementar etiquetas ou códigos de barras. Esses itens facilitam a identificação rápida de cada dispositivo, além de simplificar o processo de inventário.
As etiquetas podem conter informações como o número de série, modelo, data de compra e a localização do equipamento. Quando um sistema de códigos de barras é integrado ao software de gerenciamento de inventário, a digitalização dos itens torna o processo de auditoria mais ágil.
Portanto, ajuda a evitar erros manuais e a manter um registro exato do status de cada dispositivo. Além disso, em caso de extravio ou roubo, a rastreabilidade proporcionada pelas etiquetas permite que a empresa identifique rapidamente os equipamentos desaparecidos e tome as medidas necessárias.
10. Classifique os equipamentos por categoria
A classificação dos equipamentos de TI por categoria é uma dica para facilitar o controle e a gestão do inventário. Dividir os dispositivos em categorias como computadores, servidores, impressoras, roteadores e outros equipamentos auxilia na organização do inventário e na priorização de ações.
Além disso, permite um acompanhamento do uso de recursos e ajuda na hora de planejar a substituição ou atualização dos itens.
Com a classificação, também fica mais fácil identificar os equipamentos para o funcionamento da empresa, como servidores e dispositivos de rede, e assegurar que estejam sempre operando.
A categorização dos itens também é interessante para a distribuição dos recursos e para o planejamento de manutenção e orçamento.
11. Acompanhe o status da garantia
Uma das práticas para manter um inventário de equipamentos de TI bem gerido é acompanhar o status da garantia de cada dispositivo.
Dessa forma, o gestor de TI assegura que, caso um equipamento apresente defeito dentro do período de garantia, a empresa possa realizar a substituição ou o reparo sem custos adicionais. Tudo isso impacta na gestão de TI!
Manter essas informações registradas e atualizadas ajuda a evitar imprevistos e a reduzir custos operacionais. Além disso, ter o controle sobre as garantias permite à empresa tomar decisões sobre a manutenção de seus equipamentos.
12. Monitore a manutenção dos equipamentos
A manutenção regular dos equipamentos de TI assegura sua longevidade e desempenho. Manter um registro de todas as manutenções realizadas em cada dispositivo ajuda a monitorar a condição dos ativos ao longo do tempo.
Dessa forma, inclui tanto manutenções preventivas quanto corretivas. A manutenção preventiva assegura que os dispositivos funcionem corretamente, reduzindo a probabilidade de falhas inesperadas e prolongando a vida útil dos equipamentos.
Além disso, o monitoramento da manutenção também ajuda a identificar padrões de falhas, o que pode indicar a necessidade de substituição de equipamentos obsoletos. Ter um histórico de manutenção bem documentado facilita as auditorias e permite uma melhor gestão dos ativos de TI.
E então, tem mais alguma dúvida sobre como fazer inventário de equipamentos de TI e controle?
